Chiunque lo abbia sperimentato per almeno qualche giorno, lo sa bene: lo smart working – o lavoro agile – è molti più del semplice telelavoro o del lavoro a distanza: grazie all’indispensabile supporto della tecnologia, permette un nuovo approccio e una nuova attitudine verso il lavoro, focalizzata più sugli obiettivi che sugli orari.
Considerato che la tecnologia è un punto centrale dello smart working, ne deriva che app e software sono partner indispensabili per tutti coloro che si cimentano in questa modalità di lavoro.
Ma quali sono le migliori app e gli strumenti utili per lo smart working?
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Per saperne di più, abbiamo realizzato una guida con le 20 migliori app per smart working di cui non dovresti fare a meno.
Scopriamolo insieme!
Indice dei contenuti
HubSpot: la migliore app per automatizzare le email
HubSpot permette a chi lavora da casa di creare e inviare e-mail aziendali dall’aspetto professionale in modo semplice. Si tratta di un tool per progettare rapidamente le e-mail per le campagne di marketing e per impostare azioni automatiche, come l’aggiunta di un contatto che ha cliccato sul link dell’e-mail alla propria lista.
Oltre alla creazione di e-mail, la versione gratuita di HubSpot consente anche di creare fatture, pagine web e riunioni, tra le altre opzioni. Inoltre, HubSpot consente di importare facilmente i contatti nei formati .xlsx, .csv e .xls.
Zoom: videoconferenze facili ed efficaci
Di certo conosciamo tutti Skype, software e poi app di Microsoft per le videoconferenze, Bene, da qualche anno è arrivato Zoom, che permette di sincronizzare i calendari di Google e Outlook, di chiamare centinaia di partecipanti, sincronizzare le chat con Slack e salvare le conversazioni su un cloud dedicato.
SignNow: firmare elettronicamente i documenti
SignNow è uno strumento di firma elettronica economico e sicuro che aiuta le persone che lavorano fuori ufficio a firmare elettronicamente i documenti importanti.
SignNow ha molte caratteristiche utili che lo rendono un’opzione valida per le firme elettroniche. Una volta effettuata l’iscrizione e creata la firma, è possibile personalizzarla facilmente scegliendo lo stile e la dimensione del carattere.
È quindi possibile aggiungere utenti per creare un team e collaborare su documenti, modelli e firme. È inoltre molto facile caricare documenti e inserire campi specifici per la firma o la data. Oltre alla data e alla firma, è possibile trascinare altri campi, come pulsanti di opzione (caselle di controllo), allegati, timbri e formule. La funzione di trascinamento elimina la necessità di aggiungere manualmente caselle di controllo, documenti aggiuntivi e timbri, cosa che può richiedere molto tempo.
Slack: un’app sempre più usata per la condivisione dei progetti
Un’altra utilissima app per comunicare: con Slack è possibile creare chat, canali con i propri colleghi, condividere file, progetti e anche chiamate.
Inoltre, nella versione Pro, si sincronizza con ben oltre 2000 app tra cui le più famose come Drive e Office.
Calendly: programmare facilmente le riunioni
Chi è alla ricerca di uno strumento di pianificazione versatile che semplifichi il processo di impostazione e gestione delle riunioni, può trovare in Calendly un’opzione adatta. Con Calendly è infatti possibile personalizzare la propria disponibilità per diversi tipi di eventi, come incontri individuali, riunioni di gruppo o telefonate.
L’applicazione consente anche di scegliere il tipo di evento tra one-to-one, incontri di gruppo con un ospite, collettivo con più ospiti, o round robin (Calendly assegna un ospite in base alla sua disponibilità). In questo modo è possibile condurre diversi tipi di riunioni da casa, comprese quelle 1:1 e quelle con il proprio team.
Oltre a specificare l’applicazione attraverso la quale si desidera condurre le riunioni (come il già accennato Zoom), è possibile aggiungere descrizioni dettagliate dell’evento e impostare i limiti dell’evento (tra cui il tempo di buffer, i limiti giornalieri dell’evento e così via).
Asana: tenere sotto controllo il workflow progettuale
Asana è un app gestionale, utilissima per non dimenticare scadenza ed avere sempre sotto controllo il workflow dei vari progetti.
Inoltre, si integra con altre app ed è possibile scaricare i dati dei progetti in file .csv oltre a condividere tabelle e schede con i propri colleghi.
Google Drive – il migliore per l’archiviazione e la condivisione dei file
Google Drive è una popolare applicazione per il lavoro da casa che consente di creare e archiviare documenti e di condividerli con i membri del team e i clienti.
Google Drive è fondamentalmente una piattaforma basata sul cloud in cui è possibile archiviare tutti i file. Salva e sincronizza i documenti e le modifiche tra i vari dispositivi in tempo reale. Di conseguenza, non dovrai più preoccuparti di perdere i tuoi documenti.
Puoi scegliere di condividere i vostri documenti con una o più persone, o chiunque abbia un link. Inoltre, Google Drive può aumentare la produttività del tuo team consentendo ai collaboratori di condividere i documenti e lavorare su di essi. I membri del team possono anche commentare, offrire suggerimenti e modificare i documenti.
Adobe Scan: uno scanner a portata di clic
Naturalmente capita a tutti di dover scansionare documenti e fatture da inviare. Ecco allora che tra gli strumenti utili per lo smart working segnaliamo anche questa curatissima app di scansione progettata da Adobe.
Da notare che nel pacchetto Adobe per smartphone non disponibili anche alcune app grafiche come Photoshop e Spark.
Canva: la migliore app per le collaborazioni di design
Canva è una piattaforma gratuita che consente alle organizzazioni remote e ibride di collaborare su progetti e creare altri elementi visivi da lontano. Il software permette di creare presentazioni, volantini, video, documenti e molto altro ancora, rendendo facile generare rapidamente materiale per le riunioni a distanza.
Sono tante le opzioni disponibili per la personalizzazione delle diapositive. Ad esempio, è possibile eliminare o aggiungere nuove forme, immagini, font, video, campi e colori. È anche possibile ridimensionare istantaneamente i progetti per adattarli a diversi canali di social media, come storie e post.
Trello: un gestionale di progetti facile da condividere
To-do list, spesa, progetti, condivisione: tutto questo attraverso schede colorate elaborate da Trello.
Forse più famoso di Asana per la sua grafica colorata e immediatezza di utilizzo, Trello dispone anche di un bot in grado di svolgere alcune automatizzazioni attraverso le schede progetto.
ClickUp: aumentare la produttività dell’intero team
ClickUp è un’applicazione per il lavoro da casa orientata alla visualizzazione, progettata per gestire tutto, dai compiti quotidiani a quelli più complessi, o l’intero flusso di lavoro del tuo business.
ClickUp ti permette di organizzare i progetti da casa, consentendoti di assegnare compiti ai membri del team, aggiungere descrizioni dei compiti, impostare date di inizio e fine delle fasi, e molto altro ancora. ClickUp offre anche diverse visualizzazioni delle attività, dagli elenchi ai calendari, e dispone di uno spazio digitale che permette a tutti i membri del team di alvorare in remoto.
Google Suite: una serie di tool indispensabili
Poteva mancare Google in questa lista? Ovviamente, no!
La suite di strumenti Google prevede tutti i tool più importanti, tra cui il già citato Drive e, inoltre, Doc, Spreadsheets, Mail, Calendar… e molto altro ancora!
Pumble: app di riferimento per la comunicazione in team
Pumble è un’app per la comunicazione per il team che permette di rimanere in contatto con dipendenti, membri del team e clienti in tempo reale, ovunque ci si trovi.
Semplice ma affidabile, consente di comunicare con un numero illimitato di utenti, in modo completamente gratuito. Come ci si aspetta da un’app di comunicazione, Pumble supporta anche le chiamate audio e video direttamente dall’app.
Con Pumble è possibile creare canali pubblici e privati e inviare messaggi diretti ai membri del team. Quando si crea un canale, tutto ciò che si deve fare è dargli un nome e scegliere se si vuole che sia pubblico o privato. È possibile aggiungere anche una descrizione.
In Pumble, inoltre, i messaggi offrono una serie di funzionalità, come quella di appuntare i messaggi importanti e di impostare promemoria personali per le azioni future. Inoltre, i messaggi di stato integrati consentono di aggiornare tempestivamente il proprio stato, cosa che è particolarmente utile quando si lavora da remoto.
TeamViewer: mostrare i progetti in tempo reale
A volte la collaborazione prevede anche di dover mostrare progetti in tempo reale.
Per risolvere questo problema c’è TeamViewer, un software che permette la condivisione dello schermo attraverso lo scambio di un codice personale. Utile e molto veloce da utilizzare!
Plaky: il top per gestire progetti e attività
Un’altra app tra le migliori per lavorare da casa è Plaky, un software gratuito per la gestione dei progetti che permette di gestire senza problemi compiti e team. Plaky offre una chiara panoramica di tutti i progetti, compreso il loro stato, la data di scadenza e la priorità.
Plaky consente di creare rapidamente progetti e attività aggiungendo dettagli quali descrizione dell’attività, scadenza, stato, tag e etichette.
Le funzioni di collaborazione di Plaky sono poi particolarmente funzionali per chi lavora da casa. Per esempio, Plaky consente di condividere qualsiasi file relativo a un’attività e di comunicare con i membri del team menzionando un collega specifico nei commenti, per ottenere rapidamente la sua attenzione.
Toggl: il monitoraggio di ogni attività
Per tutti gli smart worker che devonotenere traccia del tempo, elaborare fatture, monitorare i progressi di un progetto, c’è Toggl.
Comodissimo software, permette il tracciamento delle ore lavorate per ogni progetto e inoltre permette di categorizzare i progetti per importanza.
Clockify: un’app gratuita per monitorare il tempo che passa
Clockify è un’applicazione gratuita per il lavoro da casa che consente ai team remoti di monitorare le ore di lavoro e ottimizzare la produttività. Inoltre, semplifica la gestione dei team remoti consentendo di pianificare gli incarichi, vedere chi sta lavorando su cosa e quanto tempo il team sta dedicando a ciascun compito.
Poiché Clockify si basa sui dati temporali, per poter utilizzare tutte le sue funzioni, la prima cosa da fare è iniziare a monitorare il tempo. Clockify permette di scegliere il modo in cui il proprio team desidera tenere traccia del tempo, sia utilizzando un timer, calendario, foglio di presenza o tracker automatico.
Smart Task: un boost per la tua produttività!
Questa app è pensata attraverso uno dei punti fondamentali dello smart working, la produttività.
Per tenere traccia dell’evoluzione dei progetti, della produttività del team ma anche per analizzare vendite e tassi di conversione, Smart Task è il programma ideale.
Evernote: un vero e proprio must
App e strumento utile per smart worker ma non solo: prendere appunti e inviare note non è mai stato così facile.
Inoltre, comprende la possibilità di chattare e di archiviare anche le note offline. Naturalmente è possibile integrare Evernote con molte altre app, tra cui Drive, oltre che ai tradizionali quaderni Moleskine, nell’edizione smart.
IFTTT: per creare automatismi nei processi
If This Then That (IFTTT) è un’app che esiste da un po’ di tempo ed è un potente strumento per aiutarti a fare di più con i servizi che già usi ogni giorno.
Per e-mail, SMS, servizi cloud o sincronizzazione dei dati di base, IFTTT ti aiuta a eliminare le attività ripetitive e a dedicare più tempo al tuo lavoro più importante.
Puoi per esempio usare IFTTT per sincronizzare tutti i contatti, tenere traccia delle ore in un calendario, sapere quando la pizza è in arrivo e automatizzare tutti i tipi di promemoria. IFTTT è disponibile su Android, iOS e Web.
