L'email è il fulcro di quasi tutte le aziende. Si tratta di uno standard largamente diffuso, un metodo per comunicare semplice e immediato. Se per l'utente normale può bastare un account gratuito su servizi che Gmail, Hotmail o Yahoo, per chi manda messaggi di posta inerenti al proprio lavoro, la situazione può essere un po' diversa.
Se la posta elettronica è una parte integrante del tuo lavoro, potresti avere la necessità di fare un passo successivo e affidarti a un hosting email professionale. Adottare un provider di hosting di posta elettronica professionale non solo ti consentirà di inviare e ricevere in modo affidabile email legate a un dominio, ma potrebbe anche offrire strumenti aggiuntivi come calendari e altre funzioni piuttosto interessanti.
Come scegliere i migliori hosting di posta elettronica professionali
Ancor prima di soffermarci sulle varie piattaforme e sulle loro offerte, è bene capire come esistano tre diverse tipologie di email aziendali a cui puoi affidarti:
- Hosting condiviso di Web ed email. La maggior parte dei provider di hosting web offre anche hosting di posta elettronica. In questo caso mail e sito sono compresi nello stesso pacchetto.
- E-mail con hosting autonomo. Se disponi di server personali, puoi ospitare la tua e-mail anziché passare attraverso un provider di terze parti. Sebbene l'auto hosting offra più controllo e personalizzazione, ha i suoi svantaggi (non ultimi i costi).
- Hosting di posta elettronica di terze parti. Se sono necessarie più funzionalità di quelle fornite dal proprio host web, questa può essere la scelta migliore. La sottoscrizione a un servizio di posta elettronica ospitato spesso viene fornita con altri strumenti necessari per gestire la tua attività. come già accennato, si parla di calendari, rubriche ma anche strumenti per chat di gruppo e videoconferenze.
Quali caratteristiche cercare in un servizio di hosting di posta elettronica
Fatta questa premessa, vanno comunque capiti quali parametri utilizzare per ottenere il meglio dal servizio a cui intendi affidarti. Naturalmente molto dipende dalle tue esigenze ma, generalmente, esistono alcuni parametri fondamentali a cui affidarsi. Molto dipende anche dal tuo settore di lavoro. Hai molto a che fare con i clienti? Oppure spendi molto tempo con i tuoi colleghi per pianificare strategie commerciali? Tutto ciò influisce notevolmente sulle necessità.
Devi tenere conto, per esempio, dell'assistenza, dei limiti delle dimensioni degli allegati o altri fattori che, per un utente comune, sono solitamente superflui.
I 5 migliori hosting email professionali
Secondo la maggior parte delle esigenze professionali, è stato possibile individuare diversi hosting di posta elettronica di rilievo. Le funzioni offerte, sotto ogni punto di vista, si sposano pienamente con le esigenze sia del singolo professionista che dell'azienda con decine, se non centinaia, di impiegati.
Office 365: la soluzione targata Microsoft
Se te o la tua azienda vi affidate a software Microsoft come Word, Excel o PowerPoint, potrebbe esse una buona idea affidarsi all'hosting di posta elettronica offerto da Office 365. Nello specifico, si tratta del Business Premium Plan di Office 365.
Questo servizio presenta tutte le funzioni richiesta a un hosting mail a partire dai servizi base (come indirizzi di dominio personalizzato, gestione dello spam e alto livello di sicurezza). Oltre a ciò va detto che questo tipo di abbonamento include anche tutta una serie di strumenti inclusi nella suite Office e non solo (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Microsoft Onedrive, Yammer, Microsoft Planner, Skype e OneNote). Inoltre, Office 365 Business Premium offre a ciascuno degli utenti fino a 50 GB di spazio di archiviazione collegato alla casella di posta.
Calendario, contatti, memorizzazione di file e di condivisione, editing di file e collaborazione, conferenze audio e video, messaggistica istantanea, chat di gruppo, un Social Network interno e tanto altro... il piano prevede un costo pari a 12,50 dollari al mese per ogni utente (piano di Office 365 Business Premium) e di 4 dollari per utente/mese in una forma più light e con funzioni limitate.
G suite: anche Google offre i propri servigi
Anche Google vuole dire la sua in questo settore e, grazie a G suite, si presenta come un competitor più che valido per Office 365.
Questo servizio combina hosting di email con diverse app di comunicazione e collaborazione aziendali (in buona parte basate sulla filosofia cloud). Con un abbonamento a G Suite, è possibile ottenere 30 GB di spazio di archiviazione per singolo utente, anche se i piani di livello superiore forniscono spazio illimitato, oltre a contatti e calendari condivisi. Inoltre, la recente riprogettazione di Gmail ti consente persino di visualizzare il tuo calendario senza uscire dalla tua casella di posta.
Puoi inoltre accedere a tutta la serie di strumenti come Google Drive per l'archiviazione di file cloud condivisi, Keep per prendere appunti oltre all'accesso a Google Docs. Oltre all'integrazione con gli strumenti gratuiti, da segnalare anche alcuni esclusivi come Google Vault, strumento per l'archiviazione dei dati.
Il prezzo di G Suite parte da 5 dollari per utente/mese, con il piano di base che include le app di Google principali e lo spazio di archiviazione da 30 GB per singolo iscritto. Segue l'offerta da 10 dollari utente/mese per il piano aziendale che include spazio di archiviazione illimitato (per gli account con cinque o più utenti), Google Vault e altre feature di minore importanza.
Zoho Workplace: l'alternativa low cost
Zoho Workplace non ha la potenza commerciale di Microsoft e Google, ma si propone come un'alternativa low cost piuttosto interessante per quanto riguarda questo settore.
Anche in questo caso sono offerti, oltre all'hosting mail, servizi come calendari e rubriche, nonché le app di comunicazione e collaborazione Zoho: Docs (per cloud storage), Office Suite (per creare e collaborare su documenti, fogli di calcolo, e presentazioni) e Cliq (per le chat di gruppo).
La filosofia alla base di Zoho Mail è di rendere quanto più possibile fluida e rapida la comunicazione interna delle aziende. Per questo motivo, invece di inviare un messaggio lungo con un oggetto e una firma ogni volta, è possibile inviare un messaggi brevi e rapidi ai colleghi. Il servizio include caselle di posta elettronica condivise, in modo che tutti i membri del team di marketing possano condividere le letture più importanti.
Il pannello di amministrazione di Zoho è un po 'meno intuitivo di quelli di alcuni degli altri servizi di hosting. Questa mancanza è compensata con una serie di istruzioni passo-passo che descrivono in modo estremamente dettagliato come gestire al meglio la piattaforma. Nota bene: se hai cinque o meno dipendenti, puoi ottenere l'hosting di posta elettronica per il tuo dominio aziendale gratis e senza pubblicità. Il piano gratuito include un hosting di posta elettronica per un singolo dominio e 5 GB di spazio di archiviazione per utente.
Il piano successivo a pagamento (3 dollari per utente/mese) include l'hosting di posta elettronica per più domini, 30 GB di spazio di archiviazione e accesso a Zoho Office Suite, Documenti e Cliq.
Con 6 dollari per utente/mese è disponibile il piano Professional che include 100 GB di spazio di archiviazione per utente e anche l'accesso a tool come Zoho Meeting, Connect e ShowTime.
Rackspace: l'hosting essenziale
Diciamo la verità, calendari e funzioni varie spesso sono superflue. Rackspace è un servizio hosting che si concentra maggiormente sulla praticità e sulla sua funzione principale. Se per te non ha senso pagare di più per tutti gli strumenti aggiuntivi, questa soluzione potrebbe essere la migliore sinora proposta.
Il servizio di posta elettronica principale ospitato da Rackspace fornisce le funzioni più essenziali. Il piano più economico fornisce solo le funzionalità di base, sebbene siano disponibili pacchetti di livello superiore che offrono strumenti come lo storage cloud e la messaggistica istantanea.
Per funzionalità di posta elettronica più avanzate tra cui push email, calendari e contatti condivisi e strumenti di archiviazione, Rackspace offre anche una versione hostata di Microsoft Exchange. È un modo economico per ottenere le stesse funzionalità di Exchange nei propri server, senza dover installare o gestire nulla.
Il prezzo di un account base su Rackspace costa 2 dollari a utente/mese. Questo piano include l'accesso webmail e lo spazio di archiviazione da 25 GB per utente. La seconda offerta, da 3,50 dollari al mese, include anche un software per la messaggistica istantanea e il cloud storage da 30 GB. Con il piano da 7,99 dollari invece, sarà disponibile anche Exchange, caselle postali da 100 GB e la già citata app di messaggistica istantanea.
Greatmail: il massimo per chi vuole spendere il minimo
Greatmail offre servizi di hosting e-mail di base e indirizzi di dominio personalizzati con due opzioni di piano. Il piano standard costa solo un dollaro al mese per ogni casella di posta (con un minimo di 15 caselle di posta) e offre 10 GB di spazio di archiviazione per ciascuna di esse. Si tratta di un piano davvero essenziale che offre protezione antispam incorporata, accesso al client Webmail e connessioni POP3 / IMAP e SMTP per la connessione a un client di posta elettronica. Basta, niente app o altre funzioni aggiuntive
Il piano successivo offre un po 'di più. Le funzioni aggiuntive sono calendari e contatti condivisi, nonché spazio di archiviazione da 25 GB per cassetta postale. Si connette con qualsiasi client di posta elettronica che supporta i protocolli POP o IMAP e Exchange ActiveSync (EAS). In questo modo è possibile accedere alla posta elettronica, al calendario e ai contatti utilizzando l'applicazione di posta elettronica desktop o mobile preferita.
È un'offerta di base, ma è perfetta se non hai bisogno di tante feature extra. Inoltre, la mancanza di funzionalità aggiuntive lo rende uno dei provider di hosting di posta elettronica meno costosi sul mercato.
