Abituarti ad usare Gmail non è sempre così semplice ed immediato, soprattutto se provieni da un programma di posta elettronica più tradizionale come Outlook. Non c'è proprio da meravigliarsi: Google ha introdotto alcune idee davvero insolite per la sua posta elettronica! Per questo motivo potresti sentirti perso se la tua azienda ha appena cominciato ad utilizzare Gmail oppure se hai volontariamente scelto di utilizzare questo nuovo provider di posta per il tuo account individuale.
Ma non disperare: sei approdato nel posto giusto. In questa guida, ti spieghiamo in maniera dettagliata come usare Gmail e tutto ciò che devi sapere sul servizio di posta elettronica offerto da Google. All’inizio potrebbe sembrarti complicato ma, una volta capito come usarlo, riuscirai a comunicare con i tuoi colleghi e ad inoltrare email di lavoro ad occhi chiusi!
E allora, iniziamo ed esploriamo insieme che cosa vuol dire utilizzare Gmail e come sfruttare al meglio questo servizio.
Indice dei contenuti
Uno sguardo alla tua casella di posta
La prima cosa da tenere in considerazione quando accedi al sito Web di Gmail è il layout della tua casella di posta. Google ora offre sei diversi stili tra cui scegliere: ti basterà fare clic sull'icona a forma con l’ingranaggio posta nell'angolo in alto a destra ed accedere al menu "Tipo di casella di posta".
Per impostazione predefinita, Gmail offre una visualizzazione a schede della casella di posta elettronica. Questo tipo di layout include una serie di sezioni che classificano automaticamente le email che ti arrivano. Le sezioni possono essere così riassunte:
- Principale: vengono raccolti i messaggi indirizzati personalmente a te ed altre email importanti;
- Social: potrai trovare le e-mail provenienti da social network e altri siti di condivisione;
- Promozioni: vengono raccolto le email pubblicitarie;
- Aggiornamenti: troverai conferme, fatture, estratti conto;
- Forum: Gmail raccoglie tutte le email provenienti da mailing list e forum.
Se lo desideri, puoi attivare o disattivare una di queste schede semplicemente cliccando sulla voce "Personalizza" sotto il menu "Predefinito".
La maggior parte degli utenti ama la configurazione di base a cinque schede ma se tu ti senti più a tuo agio con una visualizzazione dei messaggi più semplice e diretta (come quella offerta da Outlook), puoi decidere di passare allo stile di casella di posta "Prima email da leggere" che ti mostrerà soltanto un unico elenco di e-mail con elementi non ancora letti.
Le impostazioni a scomparsa di cui ti stiamo parlando contengono, inoltre, un'altra opzione in grado di rendere Gmail molto più simile ad Outlook. Cliccando sull’opzione “A destra nella Posta in arrivo” potrai attivare uno speciale riquadro di lettura che ti permetterà di visualizzare un'anteprima di un messaggio selezionato direttamente nella tua casella di posta, senza doverci cliccare su. Il riquadro di lettura che puoi impostare su Gmail ci ricorda moltissimo le anteprime delle email offerte da Outlook.
Il metodo di organizzazione di Gmail
Probabilmente, una delle parti più ostiche dell’usare Gmail è l'approccio del nuovo utente al metodo di organizzazione delle e-mail basato sulle etichette e sull'archiviazione. E’ importante partire da un presupposto: ogni email presente su Gmail “esiste” solo una volta. A seconda di come la organizzi, però, quella stessa email può apparire in più posti. Per capire meglio questo meccanismo, non pensare che un'e-mail venga archiviata in una cartella e poi viva esclusivamente in quella posizione virtuale. Piuttosto, pensa alle tue e-mail come catalogate in una pila gigante di messaggi, ognuna di esse con la propria etichetta.
È così che funzionano le etichette di Gmail: in un certo senso, sono come cartelle ma puoi applicarne quante ne vuoi, a qualsiasi messaggio. Questo vuol dire, ad esempio, che una singola email potrebbe essere etichettata come "Spese" e "Servizi del sito web". Le etichette di Gmail sono più simili a categorie che a cartelle e puoi associarne quante ne vuoi a una determinata email.
Per etichettare un messaggio, ti basterà cercare l'icona dell'etichetta posta a destra della barra degli strumenti sopra una qualsiasi email. Puoi quindi scegliere tra qualsiasi etichetta esistente o creare una nuova etichetta.
La tua casella di posta elettronica Gmail è pensata per contenere messaggi che richiedono attivamente la tua attenzione. Una volta che hai finito di gestire una email, puoi archiviarla cliccando sull'icona in alto a sinistra con la freccia rivolta verso il basso. In questo modo, non potrai più visualizzare l’email archiviata nella posta in arrivo ma potrai accedervi dalla sezione Tutti i messaggi posta sulla sinistra.
In ogni caso, il modo più semplice per trovare una email è semplicemente cercandola nella grande casella di ricerca posta nella parte superiore di Gmail. Basta digitare qualsiasi nome (mittente, oggetto, indirizzo e-mail o parola chiave contenute nel messaggio) e sarai in grado di trovare tutto ciò di cui hai bisogno, in pochi secondi. Puoi anche cliccare sul menu Mostra opzioni di ricerca accessibile sempre dalla barra di ricerca per visualizzare opzioni aggiuntive e per impostare metodi di ricerca più avanzati.
E quando sei davvero pronto per scatenarti, puoi esplorare i filtri di Gmail per automatizzare l'organizzazione della tua casella di posta e fare in modo che Gmail faccia praticamente tutto. In particolare, Gmail può applicare le etichette ai messaggi, può archiviare determinate email oppure può inoltrarle automaticamente se soddisfano alcune condizioni.
Come scrivere un messaggio
Che ne dici di iniziare a scrivere una e-mail? La composizione di un messaggio all'interno di Gmail può essere effettuata in diversi modi, a seconda della circostanza specifica e delle tue preferenze.
Per le nuove email, fai clic sul pulsante Scrivi posto nell'angolo in alto a sinistra del sito web di Gmail. Per impostazione predefinita, comparirà una finestra pop-up nell'angolo inferiore destro dello schermo. In questo modo, potrai continuare a visualizzare la tua casella di posta (o qualsiasi altra area di Gmail) mentre sei impegnato nella scrittura del tuo messaggio.
Se preferisci scrivere l’e-mail con la visualizzazione a schermo intero, ti basterà cliccare sull’icona con due frecce diagonali posta nell'angolo in alto a destra della finestra pop-up. Puoi anche chiedere a Gmail di utilizzare la visualizzazione a schermo intero come impostazione predefinita. Per farlo, clicca sull'icona del menu a tre punti nell'angolo in basso a destra della finestra pop-up e cerca l'opzione Schermo intero predefinito. E se vuoi far apparire il tuo messaggio in una finestra del browser completamente separata, tieni premuto il tasto Maiusc e fai clic sull'icona delle frecce diagonali.
Un’altra interfaccia in cui ti imbatterai usando Gmail è quella che visualizzi ogni volta che rispondi ad un messaggio che qualcun altro ti ha inviato. In questo caso, vedrai apparire la finestra di composizione del messaggio, direttamente sotto l'e-mail originale e come parte della conversazione. Cliccando sull'icona Separa Risposta posizionata nell'angolo in alto a destra dello strumento di composizione delle risposte, puoi scegliere di passare all'interfaccia pop-up.
Qualunque sia l'interfaccia di composizione che stai utilizzando, troverai sempre una serie completa di opzioni di formattazione del testo. Per usare tutte queste opzioni, non devi far altro che cliccare sull’icona “A” posizionata a destra del pulsante Invia. Inoltre, cliccando sull’icona del menu a tre punti posizionato proprio accanto ad “Invia”, potrai accedere al menu Programma l’invio che ti permette di risparmiare tempo. Hai ormai dimestichezza con la scrittura di e-mail semplici su Gmail? E allora, è arrivato il momento di provare qualcosa di "livello superiore": dai un'occhiata alla nostra guida come inoltrare un’e-mail come allegato in Gmail.
Contatti, calendario e chat
Se provieni da Outlook, probabilmente ti starai chiedendo: dove sono i miei contatti e il mio calendario? Ebbene, accedere a Google Calendar (ma anche ai Contatti oppure all’app per prendere appunti Google Keep) è molto semplice: devi soltanto cliccare sul menu App di Google posto sul lato destro dell’interfaccia di Gmail. Una volta che avrai cliccato su questo menu, potrai visualizzare un pannello a destra della tua casella di posta contenente il tuo calendario, i contatti, i documenti e tutte le altre attività.
Ma, senza dubbio, l'integrazione più importante che puoi trovare su Gmail è quella con Google Chat e Meet che sono posizionati sulla parte sinistra dell’interfaccia di Gmail. Se non li riesci a trovare, puoi aggiungerli nell'area delle impostazioni principali di Gmail. Per farlo, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio posta nell'angolo in alto a destra, seleziona "Visualizza tutte le impostazioni", quindi fai clic su "Chat e riunioni" nella parte superiore della schermata delle impostazioni. Assicurati che l'impostazione "Chat" sia impostata su "Google Chat" e che l'impostazione “Riunioni" sia impostata su "Mostra la sezione Riunioni nel menu principale" e poi clicca su Salva modifiche nella parte inferiore dello schermo.
Le altre funzioni di Gmail che devi assolutamente conoscere
Gmail è davvero ricco di funzioni ed impostazioni, vero? Ma non è finita qui: in questo paragrafo, ti sveleremo quali sono le informazioni basilari che devi memorizzare se stai passando a Gmail da Outlook o da un altro programma di posta elettronica più tradizionale. Iniziamo!
- Per bloccare qualcuno su Gmail, clicca sull'icona del menu a tre punti posta nell'angolo in alto a destra dell’email mentre la stai visualizzando, quindi seleziona l'opzione "Blocca [nome del mittente]". Eventuali messaggi futuri provenienti da quel mittente verranno quindi automaticamente inviati nella sezione Spam. Successivamente, puoi rimuovere un determinato indirizzo dall'elenco bloccato (e quindi riabilitarlo) accedendo alla sezione “Filtri e indirizzi bloccati”.
- Se vuoi modificare la tua firma in Gmail, accedi alla scheda "Generale" su Gmail e scorri verso il basso fino a visualizzare "Firma". Qui troverai l'opzione per creare e modificare una o più firme oppure per specificare quando desideri che ogni firma sia utilizzata.
- Per impostare il risponditore automatico di Gmail, accedi sempre al menu "Generale" e cerca l'opzione "Risponditore automatico".
- Il cambio dello sfondo e del tema di Gmail è possibile cliccando sull'icona a forma di ingranaggio posta nell'angolo in alto a destra e cercando la sezione "Tema".
- Infine, per configurare Gmail per l'utilizzo offline, cerca la scheda "Offline" nelle impostazioni del sito web.
