Gestire una casella di posta elettronica particolarmente “attiva” può essere davvero difficile, noioso e dispendioso in termini di tempo. Sarà capitato anche a te di accumulare un gran numero di email “da leggere”, soprattutto se gestisci diversi account di posta elettronica.
La buona notizia è che, con alcuni pratici accorgimenti, puoi migliorare le gestione della tua casella di posta elettronica. Ecco alcuni suggerimenti utili che abbiamo stilato per te: se li seguirai, la tua casella di posta sarà più facile da gestire e non dimenticherai nessuna email importante.
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Non controllare tutte le email nel momento esatto in cui arrivano
Le email arrivano nella nostra casella di posta in diversi momenti della giornata: spesso le leggi tutte - appena arrivano - ma lo fai in maniera frettolosa. Ti sarà capitato di leggere velocemente una email mentre sei nel bel mezzo di qualcosa di importante. Ebbene, invece di leggerle tutte non appena le ricevi, dedica un po’ di i tempo ogni giorno a leggere le tue e-mail e a rispondere. A tale scopo, potrebbe essere utile pianificare alcuni brevi periodi – dislocati durante la giornata - per controllare la tua posta.
E’ una buona idea anche programmare una volta alla settimana l’organizzazione della posta in arrivo più impegnativa. Creare ed utilizzare cartelle ed etichette è un ottimo approccio per razionalizzare la tua casella email.
Attenzione anche all’uso dell’app di posta elettronica: è buona norma tenerla chiusa ed assicurarsi di non aver lasciato la posta in arrivo aperta in un’altra scheda.
Non rispondere immediatamente a tutte le email: prenditi del tempo
Quando esegui uno dei controlli regolari della posta in arrivo, occupati solo delle email che possono essere gestite in maniera rapida. Se un'e-mail richiede una risposta veloce, aprila e rispondi mentre scorri i messaggi. Ma se quella email ha bisogno di tempo e attenzione, allora prenditi un momento più lungo e rispondi in seguito. Ti suggeriamo di etichettare queste email, aggiungerle ad una cartella specifica o utilizzare la funzione di posticipo per ricevela in un momento più conveniente.
Crea sezioni multiple o cartelle nella tua inbox
Usa cartelle diverse per archiviare le tue email. Puoi catalogarle in base all'importanza, all'urgenza, al tempo necessario per gestirle o al tipo di azioni che esse richiedono. Il layout a schede predefinito di Gmail e la posta in arrivo mirata di Outlook possono aiutarti a filtrare spam ed email promozionali nonché a semplificare la ricerca e il controllo delle email importanti. In Gmail, puoi anche modificare il layout in modo che le tue e-mail siano ordinate in diverse sezioni. Allo stesso modo, Outlook ti consente di organizzare la tua posta elettronica in gruppi personalizzati.
Utilizza regole, filtri ed etichette
I filtri e le regole indirizzano i messaggi di posta elettronica in arrivo a cartelle specifiche. Possono aiutarti a risparmiare tempo e ad assicurarti che la tua attenzione rimanga focalizzata sulle email più importanti. Le etichette possono essere inoltre un buon modo per organizzare e aiutarti a tenere traccia della tua posta elettronica permettendoti di ordinare i messaggi con tag diversi invece di utilizzare cartelle.
Crea modelli di e-mail
A volte ti capita di inviare ripetutamente email simili. Per semplificare le cose, puoi impostare modelli di email e utilizzarli per inviarle in modo da non dover continuare a scrivere lo stesso messaggio più e più volte. Puoi anche utilizzare strumenti come “Scrittura intelligente” di Gmail e “Risposta intelligente” per scrivere più rapidamente le email.
Fai un po’ di pulizia: annulla le iscrizioni
Consiglio fondamentale: annulla l'iscrizione alle mailing list e alle e-mail promozionali. Consulta le tue newsletter, assicurati di esserti registrato solo per quelle che hai effettivamente letto ed elimina quelle che non hai letto di recente. Inoltre, annulla l'iscrizione a tutti gli avvisi sui social media che non ti servono. (In questo caso, potrebbe essere necessario accedere alle impostazioni dei tuoi account di social media per disattivarle.) In alternativa, puoi utilizzare un account di posta elettronica separato per le e-mail promozionali e conservare le e-mail importanti sul tuo account principale.
Disattiva le email di gruppo non necessarie
Se ricevi email CC in una conversazione su cui non hai davvero bisogno di essere aggiornato o sei in un thread di email di risposta a tutti, puoi disattivare quel thread per evitare di ricevere tutte le risposte. Per farlo, apri qualsiasi messaggio nel thread, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra dello schermo (sopra la riga dell'oggetto) e seleziona "Disattiva" dalle opzioni a discesa in Gmail o "Ignora" se stai usando Outlook.
Non gestire la tua inbox come un elenco di “cose da fare”
Potresti essere tentato di contrassegnare un'email come "da leggere" in modo da crearti un promemoria per rispondere in un secondo momento oppure contrassegnarla perché contiene un'attività che devi completare: nulla di più sbagliato. Questo modo di procedere può andare ad “intasare” ulteriormente la tua casella di posta elettronica.
Può invece essere utile stilare un elenco di cose da fare separato o metterlo in una cartella specifica. Se utilizzi Gmail, puoi utilizzare l'app Google Task: è sufficiente fare clic sulla piccola freccia "Mostra pannello laterale" nell'angolo inferiore destro dello schermo e selezionare l'icona “Tasks”.
Infine, è senza dubbio una buona idea avere elenchi separati in esecuzione in modo da aggiornarli con gli elementi delle tue email. Ad esempio, se le tue email contengono link ad articoli che vuoi leggere quando hai più tempo, avvia un elenco di lettura, ma non tenerli nella tua posta in arrivo.
