Come confrontare due documenti Word fianco a fianco

Se hai la necessità di effettuare un confronto tra due documenti Word, sai bene quanto sia una seccatura scorrere avanti e indietro.

Ebbene, non tutti sanno che non è certo necessario passare in rassegna in questo modo ogni pagina per trovare delle eventuali differenze, perché il sistema di videoscrittura di Microsoft offre un pratico modo per identificare tutte le divergenze tra i due documenti.

Ma come fare?

Usare la funzione di revisione di Word

Il modo più semplice per effettuare un confronto tra due documenti di Microsoft Word è quella di usare la funzione di confronto, che può evidenziare automaticamente tutte le differenze tra due documenti.

Per usarla è sufficiente:

• Aprire un nuovo documento di Word e cliccare sul tab Revisione
• Fare clic su Confronta, che si trova nella parte destra della barra
• Selezionare nuovamente Confronta delle opzioni del menu a discesa
• Selezionare i documenti che si desidera confrontare nei campi Documento originale e Documento revisionato
• Cliccare su altro per modificare (eventualmente) ciò che si desidera confrontare nei due documenti
• Fare clic su OK per avviare il confronto.

Una volta terminati questi passaggi, Word visualizzerà a tre riquadri i suoi dati: il riquadro centrale mostrerà il documento combinato. In questa vista di confronto principale verranno peraltro evidenziate tutte le modifiche e il testo inserito sarà sottolineato in rosso. Quello eliminato sarà invece contrassegnato da una barratura.

A destra è invece possibile vedere i documenti originale e revisionato come riferimento. A sinistra, un riepilogo di tutte le modifiche apportate al documento confrontato, come il testo inserito o eliminato. Ogni modifica verrà poi elencata in ordine e sarà possibile fare clic su qualsiasi modifica per accedere direttamente a quella sezione per un’ulteriore revisione.

In aggiunta a ciò, è possibile chiudere i riquadri di sinistra e/o di destra per una visualizzazione più ampia e mirata. Una volta esaminate le modifiche, si può fare clic su File -> Salva con nome per salvare il documento di confronto per un utilizzo futuro.

Come unire le modifiche?

A questo punto è molto probabile che tu abbia la necessità di unire le modifiche dei documenti per avere un file aggiornato. Fortunatamente, anche in questo caso Word ci viene in soccorso.

Mentre ti trovi nella visualizzazione di confronto, di cui abbiamo parlato non troppe righe fa, fai clic sul pulsante di monitoraggio sulla barra multifunzione e poi clicca su Accetta. 

Puoi qui scegliere di accettare tutte le modifiche per unire automaticamente tutte le revisioni nel documento, oppure selezionare l’accettazione della prima modifica proposta e il passaggio a quella successiva, utile per rivedere manualmente ogni modifica prima di unirla.

Se invece non vuoi accettare la modifica, dovrai selezionare l’opzione di rifiuto.

Così facendo, Word regolerà automaticamente il documento in base alle tue scelte, incorporando le aggiunte o annullando le eliminazioni.

Confrontare i documenti con la visualizzazione affiancata

Alcuni utenti non amano la funzione di confronto automatico che Word fornisce. Niente paura: è pur sempre possibile confrontare i documenti manualmente usando l’opzione di visualizzazione affiancata.

Per fare ciò, è sufficiente aprire i due documenti Word che si desidera confrontare. Quindi, in uno dei due, vai sulla scheda Visualizza e poi, nel gruppo Finestra, clicca su Affianca. Se Word riconosce l’apertura di più di due documenti, bisognerà specificare quelli che si desidera visualizzare.

Una volta che i documenti sono disposti in vista affiancata, puoi scegliere come scorrerli: puoi farlo in modo indipendente oppure abilitare lo scorrimento sincrono, la cui opzione si trova sempre nello stesso raggruppamento di funzioni del gruppo Finestra.

Tu che modalità preferisci?