La gestione della posta elettronica è fondamentale per cittadini e professionisti. Gli alias email sono strumenti importanti per organizzare e facilitare il flusso di comunicazione. Con Gmail, gli utenti possono sfruttare opportunità poco conosciute per creare alias e gestire al meglio le loro comunicazioni.
Indice dei contenuti
Cosa sono gli alias email e come vengono utilizzati
Gli alias email rappresentano indirizzi diversi che fanno riferimento a un medesimo account di posta elettronica. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende, dove un imprenditore può utilizzare alias come info@azienda.com per informazioni generali, vendite@azienda.com per attività commerciali e assistenza@azienda.com per supporto ai clienti. In tal senso, Giovanni, il proprietario dell’azienda ACME, gestisce tutte le comunicazioni attraverso il suo indirizzo principale, giovanni@acme.abc, ricevendo messaggi indirizzati agli alias senza che i contatti scoprano il suo vero indirizzo.
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Tuttavia, gli utenti Gmail devono sapere che non è presente un’opzione nativa per configurare alias come sugli account Outlook, dove è possibile disporre di più indirizzi collegati a un unico account. Ciò non significa che Gmail non offra strumenti utili per gestire in modo simile gli alias, impiegando metodi come l’aggiunta di ulteriori indirizzi email nelle impostazioni.
Configurazione degli indirizzi email aggiuntivi in Gmail
Per chi utilizza Gmail, è possibile aggiungere un indirizzo email nel proprio account per ricevere e inviare messaggi. Accedendo alle impostazioni del proprio account, specificamente nel menu “Account e importazione”, si può selezionare l’opzione “Aggiungi un altro indirizzo email”. Questo permette di far sì che le email sembrino provenire da un’identità diversa, senza dover accedere a quell’account separatamente. Gli utenti possono scegliere se inviare i messaggi utilizzando i server di Gmail o SMTP del provider esterno.
In aggiunta, c’è la possibilità di utilizzare la funzione “Controlla la posta di altri account”. Questa modalità consente di ricevere email da altri account direttamente all’interno di Gmail, pur non permettendo l’invio di email da quell’account a meno di configurare anche l’opzione “Invia messaggio come”.
Per una gestione completa di un altro account, è necessario attivare entrambe le funzionalità in Gmail.
Gli interlocutori possono accedere all’indirizzo Gmail principale?
Quando si configurano indirizzi email aggiuntivi in Gmail, emerge la questione sulla visibilità dell’indirizzo email principale. In base alle impostazioni scelte, se si utilizza il proprio server SMTP, l’email apparirà come proveniente dall’altro indirizzo richiamato, senza menzionare il Gmail principale. Tuttavia, se viene utilizzato il server SMTP di Gmail, ci potrebbe essere la possibilità che alcuni client di posta evidenzino l’indirizzo principale. In tal caso, l’intestazione del messaggio potrebbe rivelare informazioni come “Inviato tramite: gmail.com”, suscitando domande da parte dei destinatari.
In breve, sebbene l’aggiunta di un altro indirizzo faccia apparire messaggi simili a quelli inviati da un alias, non si configura tecnicamente come un alias nativo.
Gmail e la possibilità di infinite varianti di alias
Un aspetto forse sconosciuto di Gmail è la capacità di creare un numero praticamente illimitato di alias attraverso l’utilizzo di punti nel nome utente; ciò significa che gli indirizzi come nomecognome@gmail.com e nome.cognome@gmail.com sono trattati come identici da Google. L’invio di un’email a nome.cognome@gmail.com arriverà segnatamente al medesimo account del destinatario, senza alcun problema. Quindi, la flessibilità offerta dalla creazione di alias può rivelarsi vantaggiosa per filtrare e organizzare correttamente la posta in arrivo.
Sfruttare il simbolo + e altre modalità di aliasing in Gmail
Gmail offre ulteriori modelli per migliorare la gestione degli indirizzi, come l’uso del simbolo “+”. Gli utenti possono, ad esempio, inviare email utilizzando indirizzi del tipo nomecognome+lavoro@gmail.com, creando così varianti dell’indirizzo originario. Questa funzione è conosciuta come “sub-addressing” ed è fondamentale per organizzare la corrispondenza.
Ad esempio, se gli utenti registrano con nomecognome+newsletter@gmail.com, possono applicare filtri per quest’ultimo in modo da etichettare o archiviare automaticamente le comunicazioni. Inoltre, l’utilizzo di questo metodo consente di riconoscere facilmente quali siti conoscono il proprio indirizzo email.
Le restrizioni e le alternative per gli alias di Google Workspace
Mentre gli account personali Gmail offrono limitazioni nella creazione di alias, gli utenti di Google Workspace hanno accesso a funzionalità migliorate, consentendo fino a 30 alias per utente. Questo è particolarmente utile nelle organizzazioni dove gli alias possono rappresentare diverse funzioni, come richieste commerciali o assistenza tecnica.
Per aggiungere un alias in Google Workspace, è fondamentale avere accesso ai privilegi di gestione e seguire specifiche procedure di configurazione. Una volta configurati, gli alias offrono un modo efficace per mantenere un flusso di comunicazione professionale e organizzato, migliorando la produttività aziendale. Le opzioni ricche e variegate rese disponibili da Gmail e Google Workspace possono semplificare notevolmente la gestione del proprio account email.
