Schedulare l'invio di una email da Outlook è sicuramente una funzionalità molto comoda. Impariamo insieme come inviare una email ad un orario definito.
Può capitare, a volte, di avere troppe persone alle quali rispondere e troppo poco tempo per farlo. In queste occasioni può essere utile programmare per un determinato orario l'invio di una mail da Outlook.
Ovviamente se aveste la necessità di fare qualche modifica, prima che la mail sia effettivamente inviata, non c'è problema e adesso vi spieghiamo come fare.
Come schedulare una mail da Outlook?
1. Creare una nuova mail in Outlook
Per prima cosa, aprite Outlook e selezionate l'opzione per iniziare a scrivere una nuova email. Scrivete il messaggio come al solito, aggiungete i destinatari e tutto quello che ritenete opportuno (copia conoscenza, copia conoscenza nascosta, l'oggetto, allegati, ecc). Tutto quello che inserirete nella mail non avrà alcun effetto sulla possibilità, o meno, di schedulare l'invio della mail.
E' anche possibile comporre al mail dopo aver deciso di schedularla, dipende tutto da come siete abituati. In ogni caso la soluzione non cambia.
2. Schedulare e Gestire la vostra email
Terminata la composizione della mail, o quando riterrete di essere pronti andate sulla scheda Opzioni e cliccate sul pulsante Ritarda la consegna. Come suggerito sopra, questo è attivo e disponibile sia che la email contenga qualcosa o meno, quindi non verrà fatto da parte di Outlook nessun tipo di controllo sul contenuto di quello che state inviando.
Si aprirà una finestra e dovrete selezionare "non consegnare prima del .... ". Dovrete andare ad inserire la data. In questo modo Outlook saprà quando la email dovrà essere effettivamente inviata al destinatario.
3. Altri strumenti di consegna e gestione delle email
Le opzioni Extra che potrete trovare nella finestra che si è aperta poco fa, possono permettervi di fare altre cose interessanti.
È possibile, ad esempio, impostare una data di scadenza, in modo che il sistema sappia di non preoccuparsi di un'email dopo la scadenza di un progetto.
Se lavorate in un team e le e-mail di tutti sono su Outlook, è possibile fare in modo che le risposte alle e-mail vadano a qualcuno di specifico.
Altre impostazioni di gestione includono la possibilità di chiedere la conferma di consegna e le ricevute di lettura. È anche possibile contrassegnare un'e-mail come sensibile e crittografarla per mantenere l'interazione sicura.
La capacità di Outlook di pianificare le e-mail è una delle sue molte caratteristiche nascoste e pratiche da scoprire. Possono aiutarvi a sfruttare al meglio il software di Microsoft e aumentare la produttività.
4. Inviare l'email
Quando tutto sarà pronto e a posto, cliccate su Invia e Outlook programmerà l'e-mail per la data e ora scelte. Per essere precisi, andrà nella cartella Outbox del vostro account, a cui potrete accedere dalla barra laterale.
Consigli per usare la funzione di schedulazione delle email
Ci sono alcuni fattori che possono influenzare le prestazioni del sistema. Prima di tutto, non è possibile inviare un'e-mail automatica su Outlook se non avete connessione ad internet, quindi assicuratevi che la vostra connessione sia buona e funzionante quando ne avete bisogno.
In secondo luogo, il software aggiornato è il migliore. A parte la mancanza di nuove funzionalità, una vecchia versione di Outlook può causare problemi quando ci si connette a Internet o si sincronizzano i dati.
Siate consapevoli anche dei problemi tecnici comuni. Un problema che viene fuori spesso riguarda le email che si bloccano fino a quando non si seleziona manualmente Invio/Ricevi.
Questo tipicamente accade se l'opzione Invia immediatamente quando connesso non è spuntata nelle impostazioni avanzate di Outlook.
Infine, fate attenzione alla programmazione. Per esempio, controllate che la data e l'ora del vostro computer siano corrette. Inoltre, considerate fattori come la differenza di orario, le vacanze e come formulare l'e-mail in ritardo, specialmente se la pianificate per il mese prossimo.
Mettere a punto il sistema di invio email
Schedulare l'invio delle mail può essere molto utile quando avete sott'occhio un progetto al quale però non dovete o volete rispondere nell'immediato. Siete già sul pezzo, avete già le idee chiare, ma dovete ingaggiare degli altri colleghi in un altro momento. Benissimo. Preparatevi la mail e programmatene l'invio futuro. Questo vi risolverà non pochi problemi.
