Per moltissimi utenti, Gmail è ormai diventato lo standard per quanto riguarda il servizio di posta elettronica. Dagli account arrivano e vengono inviate mail di lavoro ma anche messaggi da amici e tanto altro.
Con l'andirivieni dei client di posta, negli ultimi anni Gmail è diventato piuttosto bravo a dividere il flusso pressoché infinito di email grazie all'impiego di tag ed etichette, per non parlare della gestione delicata dello spam. Nonostante funzioni sempre più avanzate però, questo servizio ogni tanto si fa scappare qualche mail-spazzatura.
Mantenere in ordine l'account Gmail è possibile? Ecco qualche trucco piuttosto utile
Anche se Gmail compie il suo lavoro in maniera a dir poco egregia, ci sono ancora molte piccole cose che puoi fare per rendere la tua casella di posta ulteriormente ordinata. Se non si gestisce il tutto al meglio, è possibile perdere di vista alcune mail potenzialmente preziose, magari in ambito lavorativo e non solo.
Usa filtri ed etichette per più ordine
Se ricevi molte email che puoi considerare sì importanti, ma non degne di apparire in cima alla casella della posta, puoi impostare delle etichette apposite per gestire al meglio le priorità.
Per esempio, puoi impostare un'etichetta "Pubblicità" e ricevere quelle email a parte, facendo in modo che non appaiano in posta in arrivo. Questo essenzialmente rende Pubblicità una casella di posta separata che raccoglie passivamente queste mail in modo da non ricevere notifiche quando arrivano e poterle dunque guardare nei momenti di relax, senza che queste si mischino al lavoro.
Come attivare le etichette?
Per utilizzare le etichette di Gmail puoi iniziare facendo clic sulla casella accanto a una (o più) delle email per le quali desideri creare una nuova casella di posta, quindi facendo clic sull'icona del menu con tre punti appena sotto la casella di ricerca di Gmail e selezionando Filtra messaggi di questo tipo.
Apparirà la finestra qui sopra mostrata che mostra quei mittenti di posta elettronica. Puoi diventare più dettagliato per i filtri utilizzando criteri come l'oggetto o anche basare il filtro sulle parole incluse nella mail o nel titolo. Il consiglio è, perlomeno all'inizio, di non andare troppo nello specifico.
Quando sei pronto, fai clic su Crea filtro e ti sarà mostrata una serie di opzioni relative a ciò che desideri effettivamente fare con le email selezionate. Per esempio puoi selezionare Contrassegna sempre come importante, se ritieni che quel genere di mail potrebbe essere estremamente interessante oppure Elimina, per mandare direttamente ne cestino (operazione comunque piuttosto pericolosa).
Nota bene: la creazione di un'etichetta di per sé non "sposta" le email in altre caselle di posta. Se desideri, puoi avere più etichette per determinate email e queste etichette appaiono nel riquadro sinistro di Gmail.
Gestisci le impostazioni di posta in arrivo e filtri
Esistono molti algoritmi misteriosi che stabiliscono dove Gmail deve collocare la posta in arrivo. Essi però non sono infallibili e puoi aiutare Gmail in una certa misura utilizzando la l'etichetta Importante. È quel simbolo di freccia gialla o grigia tra la stella e il nome del mittente.
Se è giallo, quell'e-mail è considerata importante e avrà comunque priorità su eventuali filtri o simili. Se è grigio, significa che "non è importante" e funzionerà in conformità con le regole del filtro che hai precedentemente assegnato. Fai clic sull'icona per alternarla tra il grigio e il giallo, a seconda che tu ritenga importante quell'email. Ciò aiuterà Google a valutare l'importanza delle mail ricevute in futuro.
Se non vuoi che Google utilizzi la sua iniziativa sull'importanza della posta elettronica, fai clic su Impostazioni - Posta in arrivo e in basso seleziona Ignora filtri. Mentre ti trovi in Impostazioni, fai clic su Filtri e indirizzi bloccati (nel menu superiore) per vedere tutte le impostazioni dei filtri che hai impostato precedentemente. Qui puoi modificare ed eliminare tutto il tuo lavoro precedente.
Annulla iscrizione a email di marketing e newsletter
Nel corso degli anni probabilmente avrai sottoscritto un sacco di email pubblicitarie che sono estremamente comuni tanto quanto fastidiose. Invece di impostare le regole su cosa fare con queste email una volta arrivate (come eliminarle in automatico), dovresti assicurarti che non vengano inviate a prescindere.
Ogni email di marketing o newsletter similare che ricevi dovrebbe avere l'opzione Annulla iscrizione in fondo, anche se spesso è scritta con fonts piccolissimi o comunque è poco visibile. Facendo clic su di esso ti collegherai al sito che invia questa posta-spazzatura. Di solito, basta fare clic su un pulsante per annullare l'iscrizione, ma alcuni siti lo rendono più fastidioso facendoti accedere tramite un account per farlo. Ad ogni modo, è un processo che elimina il problema alla radice.
