Copilot per Microsoft 365 è uno strumento potenzialmente rivoluzionario, capace di facilitare le attività lavorative di un ufficio e di aumentare la produttività degli impiegati. Prima di poter utilizzare al meglio questa tecnologia, però, è necessario saperla configurare.
Copilot è un tool basato sull’Intelligenza Artificiale generativa che utilizza modelli linguistici di grandi dimensioni (noti come LLM) e si integra con la suite di produttività Microsoft 365 per automatizzare le attività più comuni.
Qualche esempio pratico? Quando utilizzi app come Word o Excel, l’assistente ti può offrire supporto in tempo reale sotto forma di suggerimenti di modifica o analisi.
Copilot è attualmente disponibile per il contesto aziendale e prevede un processo di configurazione abbastanza semplice, che prevede la preparazione dei dati e l'assegnazione delle licenze. Di seguito, proponiamo la procedura concreta per chi intende integrare questo strumento nella propria azienda.
Come configurare Copilot per Microsoft 365
Prima di configurare Copilot per Microsoft 365, le organizzazioni devono assicurarsi di soddisfare i prerequisiti imposti da Microsoft.
È disponibile come prodotto aggiuntivo con i piani Microsoft 365 E3 ed E5 e prevede un minimo di 300 postazioni. In altre parole, i clienti devono avere almeno 300 licenze E3 o E5 nella propria organizzazione per poter implementare l’assistente. Anche se al momento questo numero così grande è limitante, risulta molto probabile che Microsoft abbasserà presto tale soglia, proponendo una situazione più accessibili, anche per attività di dimensioni contenute.
Le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 E3 o E5 dovrebbero già soddisfare la maggior parte dei requisiti per utilizzare Copilot, può essere utile ricordarli.
Sebbene Microsoft consigli di aggiornare i dispositivi a Windows 11 per fornire una migliore esperienza utente, Copilot per Microsoft 365 è disponibile anche su Windows 10.
Il colosso di Redmond va ancora più nel dettaglio, fornendo una lista accurata per ogni singola app che costituisce la suite. Una volta che l’azienda è dotata di hardware adatto, gli amministratori possono iniziare il processo di installazione e configurazione.
Considerazioni sulla preparazione e sulla governance dei dati
Esistono alcune considerazioni importanti che i team IT devono gestire prima di implementare Copilot per Microsoft 365. Innanzitutto, le organizzazioni dovrebbero gestire i problemi di sicurezza e privacy che derivano dall'utilizzo di Copilot.
È fondamentale garantire che gli utenti accedano solo ai dati di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Il pericolo, in questo ambito, è costituito da una condivisione eccessiva dei dati e della conseguente necessità di limitare l’accesso senza ostacolare la produttività degli utenti.
Le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 E3 o E5 dovrebbero già soddisfare la maggior parte dei requisiti per utilizzare Copilot, ma per essere sicuri è importante rivedere l'elenco dei prerequisiti di Microsoft.
Inoltre, le organizzazioni devono ripulire i propri dati in modo che Copilot possa utilizzarli correttamente. Per garantire un'esperienza fluida agli utenti finali, l'IT dovrebbe eliminare qualunque tipo di informazione considerabile come ridondante, obsoleta o banale. Altre pratiche ottimali includono la standardizzazione dei nomi dei file e l’utilizzo di tag per la classificazione degli stessi, utilizzando parole chiave descrittive.
In generale, le organizzazioni dovrebbero prestare attenzione alla governance dei dati mentre si preparano per Copilot e lavorare per mantenere la conformità anche dopo la sua implementazione. La preparazione dei dati può essere un processo lungo e complicato, quindi l'IT dovrebbe assumerlo come un proprio progetto prima di iniziare con l'installazione e la configurazione.
Assegnazione di licenze Copilot per Microsoft 365
Una volta che un'organizzazione ha soddisfatto tutti i prerequisiti necessari e ha messo in ordine i propri dati, il passaggio successivo consiste nell'assegnare le licenze Copilot agli utenti. Ci sono alcuni modi per farlo. In tal senso:
- Accedi all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365;
- Vai a Utenti e poi su Utenti attivi;
- Seleziona gli utenti che devono essere abilitati con Copilot (a questi deve già essere assegnata una licenza Microsoft 365 appropriata);
- Seleziona Licenze e app e aggiungi la licenza Microsoft 365 desiderata;
- In App selezionare Microsoft Copilot per Microsoft 365 per attivare la licenza;
- Seleziona Salva per applicare le modifiche.
In alternativa, gli amministratori possono assegnare le licenze utilizzando la configurazione guidata di Copilot per Microsoft 365, nella sezione Licenze. La gestione delle licenze è disponibile anche nell'interfaccia di amministrazione in Fatturazione - Licenze.
Dopo che l'IT avrà applicato correttamente le licenze, gli utenti avranno accesso a Copilot all'interno di tutte le app e i servizi Microsoft 365. Per familiarizzare gli utenti con il nuovo strumento, Microsoft consiglia di inviare un'e-mail che spieghi come funziona Copilot.
Questo strumento è solo una delle tante soluzioni legate all’Intelligenza Artificiale. Se sei interessato a questo fantastico mondo, ti consigliamo di dare uno sguardo al nostro articolo dedicato a ChatGPT.
