Anche chi riceve poca posta elettronica si ritrova facilmente, sul lungo periodo, con l'account Gmail pieno zeppo di vecchie email. Se sei uno di quegli utenti che utilizza questo servizio di posta elettronica per lavoro, potresti avere grossi problemi in questo senso.
Quando Google ha modificato la sua politica di archiviazione, la situazione si è fatta piuttosto scottante: con 15 GB di spazio disponibile per documenti e immagini su Drive, fare pulizia in ottica email è diventato importante. Anche lo spazio occupato in Gmail rientra nel computo totale e dunque, per molti utenti, la pulizia è una necessità concreta.
Quando si ha a che fare con centinaia (se non migliaia) di email però, non è così semplice. La situazione è ancora più complessa se la necessità non è di fare "piazza pulita" totale, ma di mantenere alcuni messaggi rispetto ad altri.
Come eliminare rapidamente le vecchie email in Gmail
Per farlo, devi aver effettuato l'accesso a Gmail attraverso un browser Chrome, sia esso accessibile da Mac, PC Windows, iPad o sistema Android.
Nota bene: i seguenti comandi possono essere disponibili anche da smartphone, ma sono progettati soprattutto per l'interfaccia web.
Innanzitutto, devi sapere quanta capacità di archiviazione sta occupando la tua e-mail. Se scorri verso il basso fino alla fine della tua pagina Gmail, puoi vedere quanto spazio occupano tutti i tuoi dati, non solo per quanto riguarda la posta. Se sei un abbonato a Google One, la tua pagina di archiviazione suddivide chiaramente lo spazio tra Gmail, Foto e Drive.
Il modo più semplice per eliminare le email indesiderate da Gmail è utilizzare le schede delle sezioni integrate di Google all'interno di Gmail, che già filtrano le email in diverse sezioni: la scheda Principale (la tua casella di posta principale), seguita da Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum. Il messaggio implicito in tal senso è che Google considera già l'e-mail memorizzata nella scheda Principale come l'e-mail di cui hai effettivamente bisogno: tutto il resto può probabilmente essere sacrificato.
In tal senso, può essere una buona idea cominciare con l'eliminazione in Promozioni: queste mail sono spesso spam, anche se esistono eccezioni. Dai un'ultima occhiata ad alcune pagine di posta accumulata, giusto per assicurarti di voler eseguire un'eliminazione di massa.
Per iniziare il processo, fai prima clic sulla scheda Promozioni (l'etichetta verrà visualizzata come un colore anziché come grigio). Quindi, dalla barra multifunzione delle icone sopra le schede, fai clic sull'icona con un piccolo quadrato all'estrema sinistra, in modo che appaia il segno del check.
Nota bene: questa azione va ad evidenziare tutte le email che puoi vedere nella prima pagina della scheda Promozioni, non tutte quelle che hai in Gmail.
Dopo aver selezionato l'email della pagina, Google ti offre la possibilità di selezionare tutte le email nella scheda Promozioni, attraverso il messaggio Seleziona tutte le 100 conversazioni in Promozioni (ovviamente 100 è un esempio, potresti avere molta più posta elettronica accumulata).
È quindi possibile toccare il tasto Elimina o fare clic sulla piccola icona del bidone della spazzatura nella barra dei menu sopra per eliminare tutta l'e-mail evidenziata. Riceverai un piccolo popup per confermare questo tipo di azione. Conferma con il tasto OK per procedere.
Cestino e cancellazione della posta
Tutte le tue e-mail sotto Promozioni sono state cancellate... più o meno. Sì, le email non sono ancora state eliminate a tutti gli effetti. Gmail lo ha semplicemente spostato tali contenuti nel Cestino, un'altra delle categorie accessibile tramite la barra di navigazione a sinistra.
Dunque puoi scegliere se svuotare il cestino oppure attendere semplicemente attendere i canonici 30 giorni per lo svuotamento automatico. Appena entri nella categoria Cestino, puoi notare subito la dicitura Svuota il Cestino adesso per agire subito e ottenere sul momento prezioso spazio d'archiviazione.
Di contro, se non elimini subito tutto, puoi comunque recuperare entro un mese eventuali mail utili che sono state cancellate per errore. In tal senso, puoi evidenziare una o più mail nella categoria Cestino e fare clic con il tasto destro del mouse sul titolo della stessa e scegliere la voce Sposta in e scegliere una categoria di destinazione.
Ora puoi decidere se eliminare la posta elettronica anche in altre schede di Gmail. Molti utenti sacrificabili le notifiche e-mail nella mia cartella Forum e tendono a fare lo stesso anche con la scheda Social. La scheda Aggiornamenti di solito include messaggi da app e altri servizi che risultano importanti: eventualmente considera l'idea di utilizzare dei filtri per sfoltire comunque il suo contenuto.
Come filtrare le email in Gmail
Il filtraggio della posta è un altro modo utile per individuare cosa è cancellabile e cosa è realmente utile.
La casella di ricerca di Gmail nella parte superiore dello schermo è molto più che uno strumento per la ricerca di una parole chiave. Puoi utilizzare i filtri di ricerca con diversi parametri per individuare ed eliminare le email non necessarie.
Ecco alcuni comandi particolarmente utili per ridurre lo spazio di archiviazione consumato dalla posta in arrivo, elencati di seguito. Digita semplicemente il testo in grassetto nella casella di ricerca di Gmail.
- before:10/10/2020 - consente di visualizzare una lista con tutte le email inviate prima del 10/10/2020;
- older_than:2m - permette di filtrare tutte le email più vecchie di due mesi (la lettera "m" può essere sostituita con "y" per anno o "d" per giorno);
- has:attachment - filtra ogni email con allegato (utile in fase di pulizia, visto che gli allegati occupano spazio);
- larger: o sizer: - utile per trovare email che occupano più di un certo spazio (per esempio larger:2M filtra tutte le mail da più di 2 MB);
- filename:pdf - individua tutte le email con allegati PDF (adattabile a diverse estensioni);
- from:marco - trova tutte le email da un preciso mittente.
Con questi strumenti a disposizione, fare pulizia su Gmail sarà un gioco da ragazzi rispetto al passato.
