Prima dell’avvento del cloud, per condividere un file dovevamo copiarlo su un supporto (cd oppure chiavetta usb) e poi inviarlo tramite email oppure consegnandolo “nelle mani” del destinatario. Certo, l’invio di file per email è ancora oggi il metodo più utilizzato ma questa modalità può andare incontro a limitazioni che difficilmente possono essere superate. Ci riferiamo, in particolare, ai limiti di dimensione degli allegati e ai problemi di sicurezza: entrambi elementi che, spesso, scoraggiano gli utenti ad inviare file importanti tramite email.
Per fortuna, la tecnologia offre numerose soluzioni a questo “problema”. I grandi colossi Dropbox, Box, Google, Microsoft e Apple insieme alle piccole aziende MediaFire e Tresorit, offrono agli utenti ricche opzioni di archiviazione cloud online che consentono la condivisione di file, la sincronizzazione su più dispositivi insieme ad utili funzionalità di collaborazione.
Una volta caricato un file su uno dei servizi appena citati, è davvero molto semplice condividerlo: ti basterà cliccare sull’opzione "condividi" e poi inviare il collegamento ad un collega (o ad un amico) tramite e-mail. La maggior parte di questi servizi di archiviazione cloud offrono applicazioni desktop e mobili ma gli utenti possono anche caricare, archiviare, sincronizzare e condividere file tramite un browser web.
In questa guida, ti sveleremo quali sono i servizi più importanti per condividere i tuoi file online. Ovviamente, non si tratta di un elenco esaustivo ma piuttosto di una panoramica degli attori più importanti operanti sul mercato dei servizi di archiviazione cloud.
In particolare, abbiamo verificato anche i tempi di trasferimento dei file richiesti da ciascun servizio e, per effettuare il nostro test, abbiamo caricato un file ZIP da 245 MB utilizzando una connessione Internet con una velocità media di caricamento di 86 megabit/secondo. Cominciamo!
Indice dei contenuti
Box
E’ praticamente impossibile parlare di Box senza riferirsi a Dropbox: i due servizi, infatti, sono spesso profondamente contrapposti. In particolare, Box si rivolge alle aziende e alle imprese, mentre Dropbox ai consumatori. L’elemento in comune tra i due servizi è che entrambi offrono agli utenti interessanti funzionalità di collaborazione aziendale e gestione dei contenuti cloud attraverso la costante integrazione con Google Workspace, Microsoft 365/Office 365 e molti altri. Sia Box che Dropbox, inoltre, offrono utili opzioni di gestione e sicurezza di livello aziendale.
In particolare, Box offre ai suoi utenti 10 GB di spazio di archiviazione, un limite di caricamento di file di 250 MB e permette loro di condividere questi file con autorizzazioni limitate. Un po’ troppo rigido, però, il limite delle dimensioni di caricamento dei file, soprattutto se l’utente ha la necessità di condividere file video. Generoso è, invece, il limite di archiviazione di 10 GB.
Molto interessanti le funzionalità aggiuntive di Box applicabili alle aziende. Ci riferiamo, in particolare, all’utile integrazione con Slack, Microsoft 365 e Google Workspace. Box offre ai suoi utenti una stringente ed efficace protezione contro la perdita di dati, insieme al sistema di autenticazione a due fattori e all’integrazione con Active Directory.
Infine (e non meno importante), abbiamo verificato il tempo di caricamento di un file da 245 MB tramite Box ed il verdetto è: 35 secondi.
Citrix ShareFile
ShareFile ti permette di creare un vero e proprio sito customizzato per la condivisione di file con la tua azienda: in questo modo, puoi condividere facilmente i file con clienti e colleghi. Gli usi pratici di ShareFile sono davvero molteplici. Ad esempio? Il tuo commercialista potrebbe utilizzarlo per condividere con te documenti fiscali in modo sicuro.
Questo servizio di archiviazione cloud offre inoltre numerose ed eterogenee funzionalità insieme ad interessanti strumenti per gli utenti aziendali come, ad esempio, gestione del flusso di lavoro, firme elettroniche e integrazione con Outlook e Gmail.
Molto solida è anche la sicurezza offerta da ShareFile, grazie al sistema di crittografia di livello aziendale e alle impostazioni delle autorizzazioni che cono completamente personalizzabili. Semplice da utilizzare, la dashboard ShareFile ti permette di aggiungere nuovi utenti con pochi click e consente la commutazione tra cartelle personali e condivise. Alcune opzioni a pagamento offerte da ShareFile includono, inoltre, i registri delle attività, la collaborazione con Microsoft 365/Office 365 e i flussi di lavoro di approvazione.
Quanto al tempo per caricare il nostro file da 245 MB? Maggiore rispetto a Box: 1 minuto, 38 secondi.
Dropbox
Insieme a Box, Dropbox è sicuramente uno dei più grandi attori nella condivisione dei file online per le aziende. Sicurezza e gestione a livello aziendale sono le “parole d’ordine” attorno a cui ruotano i servizi offerti da Dropbox. Il tutto “condito” da un variegato ecosistema di app di terze parti integrate che rendono i servizi di Dropbox ancora più utili per utenti ed aziende.
Sia Box che Dropbox si sono costantemente evoluti nel corso del tempo, migliorandosi e aggiungendo sempre nuove funzionalità per gli utenti. Dropbox ha, ad esempio, aggiunto funzioni volte ad aumentare la produttività e la collaborazione tra colleghi insieme alla ossibilità di creare file Microsoft Office o Google Docs/Sheets/Slides.
Dropbox offre gratuitamente uno spazio di archiviazione di 2 GB senza limiti alla dimensione massima del file da condividere (che deve comunque essere inferiore alla quota di spazio di archiviazione). Eccellenti le funzionalità aggiuntive di DropBox applicabili ai piani aziendali. Ci riferiamo, in particolare, all’autenticazione a due fattori, al watermarking dei documenti, al controlli dei collegamenti condivisi, alla condivisione del marchio, al blocco dei file.
E il tempo per caricare il nostro file da 245 MB? 56 secondi!
Google Drive
Google Drive offre agli utenti 15 GB di spazio di archiviazione gratuito (condiviso con altri servizi Google). In particolare, utilizzando il client desktop Backup e sincronizzazione, potrai scegliere quali cartelle del tuo computer Windows o macOS sincronizzare continuamente con Google Drive. In questo modo, non sei obbligato a conservare i file in una specifica cartella come accade con alcuni servizi di archiviazione cloud.
Peccato che le autorizzazioni sui file condivisi di Google Drive si rivelino a volte un po’ macchinose e complicate. Spesso abbiamo condiviso un collegamento con i colleghi per poi scoprire che non potevano accedere al file. In ogni caso, una volta effettuato l’accesso al file, è davvero un piacere collaborare sui documenti in tempo reale tramite le altre app di produttività di Google!
La dimensione dello spazio di archiviazione gratuito dell'account Google Drive è di ben 5 TB mentre degne di nota sono le funzionalità aggiuntive pensate per i piani aziendali. Ci riferiamo, in particolare, ai controlli di sicurezza e gestione, al supporto telefonico ed e-mail 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e alla console di amministrazione centralizzata. Gli abbonamenti di livello superiore offrono anche la gestione avanzata degli endpoint e la prevenzione della perdita di dati.
Quanto al tempo per caricare il nostro file da 245 MB? 48 secondi!
iCloud Drive
Se possiedi un Mac, un iPhone o un iPad probabilmente già disponi di 5 GB di spazio di archiviazione online gratuito tramite iCloud. Automaticamente, hai ottenuto anche l’accesso ad iCloud Drive che ti consente di tenere sempre aggiornati i file e le cartelle sui i tuoi dispositivi. Puoi inoltre condividere (con gli amici, i colleghi e la famiglia) file e cartelle specifiche oppure crearne di nuove utilizzando le app abilitate per iCloud.
Come accade per altri servizi di archiviazione online, puoi configurare iCloud per eseguire automaticamente il backup e la sincronizzare di cartelle specifiche dal tuo computer al tuo account iCloud. Puoi sincronizzare automaticamente anche foto e video da iPhone o iPad. Chiaramente, utilizzando questa funzione andrai a consumare rapidamente i 5 GB di spazio libero dunque è molto probabile che tu debba sottoscrivere l’abbonamento.
E il tempo per caricare il nostro file da 245 MB? 1 minuto, 56 secondi!
