Google Calendar è un ottimo strumento, tanto in ambito lavorativo quanto al di fuori di esso. Uno degli aspetti che lo rendono il miglior calendario digitale in circolazione è senza dubbio la possibilità di condividere attività con altri utenti, siano essi colleghi, superiori o membri della tua famiglia.
In questo articolo analizzeremo proprio come proporre appuntamenti ad altri, rendendo di fatto Google Calendar uno strumento collaborativo.
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Condivisione Google Calendar: sfrutta l'integrazione di Gmail
Google ha pensato all'integrazione con Gmail per consentire una condivisione fluida del calendario. Questo metodo funziona nella finestra di composizione di Gmail e, per sfruttare tale opportunità, dovrai seguire questi passaggi:
- Avvia Gmail sul tuo browser;
- Fai clic sul pulsante Componi;
- Nella finestra di composizione, fai clic sui tre punti verticali - Imposta un orario per l'incontro - dunque clicca su Offri orari in cui sei libero;
- Scorri le diverse date e seleziona il tuo orario libero, facendo poi clic su Avanti quando hai finito;
- Una volta soddisfatto delle personalizzazioni, fai clic su Aggiungi all'e-mail;
- Ora puoi aggiungere un messaggio e quindi fare clic sul pulsante Invia.
Così facendo il destinatario avrà tutte le tue disponibilità e potrà prenotare un incontro.
Creazione e condivisione di un programma di appuntamenti
Con i programmi di appuntamenti puoi assegnare del tempo libero a Google Calendar quando si incontrano determinate persone. Devi creare questo programma tramite browser Web, quindi condividere il collegamento o inviarlo tramite e-mail a chiunque tu desideri.
Per creare i programmi di appuntamenti:
- Apri Google Calendar sul tuo browser;
- Trascina il cursore sul tuo calendario per scegliere uno slot di tempo, assegnagli un nome nelle finestre pop-up;
- Fai clic su Programma appuntamenti e Imposta programma;
- Modifica il programma di appuntamenti utilizzando le icone + o punto esclamativo e fai clic su Avanti;
- Puoi aggiungere una descrizione, quindi fare clic su Salva.
Condividi un calendario
Google Calendar funziona con un sistema a livelli, con diversi calendari sovrapponibili. Questi possono trattare un contesto specifico (lavoro, attività sportive, tempo libero) e possono “sovrapporsi” agli altri.
In molti casi, condividere un calendario con amici o colleghi può essere molto utile. Come puoi effettuare questo tipo di operazione? Ecco i passaggi da seguire:
- Apri Google Calendar sul tuo browser;
- Fai clic sull'icona dell'ingranaggio Impostazioni in alto a destra;
- Clicca sul nome del tuo calendario nel riquadro a sinistra;
- Nella sezione Autorizzazioni di accesso per gli eventi, seleziona la casella Rendi disponibile al pubblico e usa il menu a discesa per selezionare Visualizza tutti i dettagli dell'evento o Visualizza solo disponibile/occupato (nascondi dettagli), quindi fai clic su Ottieni collegamento condivisibile.
Adesso puoi condividere questo collegamento con chiunque e questa persona avrà accesso al calendario.
Utilizza Sundial, un’estensione per Chrome
Sundial è un'estensione per Chrome che ti consente di copiare gli intervalli di tempo come testo scritto e condividerli con chiunque tu voglia. Ecco come utilizzare questa estensione:
- Visita la pagina dell'estensione Sundail;
- Fai clic su Aggiungi a Chrome e conferma la tua scelta nel pop-up;
- Apri Google Calendar e scegli un orario disponibile trascinando il cursore attraverso gli slot temporali;
- Clicca su Copy time slot e incolla l'orario copiato in un'e-mail o in un messaggio per le persone con cui desideri condividerlo.
Volendo puoi fare clic su Adjust timezone e digitare il fuso orario in cui desideri condividere la tua disponibilità. In questo modo, il destinatario riceverà il tuo tempo disponibile in un formato più adatto al suo territorio. Quest’ultima opzione, ovviamente, ti sarà utile se hai collaboratori all’estero.
