Anche se Gmail è considerato il servizio di posta elettronica più popolare al mondo, Outlook resta qualcosa in più che una semplice alternativa.
Se ti affidi a soluzioni Microsoft come Word, Excel o Power o altri strumenti relativi alla suite Microsoft 365, Outlook ti offre una soluzione che si integra perfettamente in tale ecosistema.
Allo stesso tempo, questo servizio è talvolta preferito dalle aziende per le funzioni avanzate, la facilità di gestione dei calendari condivisi e la possibilità di abbinare la piattaforma ad altri strumenti di produttività.
Anche sotto il punto di vista della personalizzazione, Outlook non ha di che invidiare alla concorrenza, offrendo un’interfaccia molto adattabile alle tue esigenze.
Spingi Outlook al massimo con questi pratici trucchi
Se stai pensando di abbandonare Gmail o se sei comunque un novizio in questo contesto, devi sapere che Outlook nasconde diverse “chicche” che ti possono permettere di rendere il tuo lavoro con la posta elettronica più comodo e veloce.
Di seguito ti forniremo alcuni trucchi per spingere al massimo Outlook, rendendo, per quanto possibile, tale servizio ideale per le tue necessità.
1- Crea e gestisci le regole
Se lavori abitualmente con i messaggi di posta elettronica, sai bene quanto sia difficile gestire le e-mail.
Suddividere manualmente quanto ricevuto può essere alquanto snervante e richiederti preziosi minuti della tua giornata. In questo caso, le regole di Outlook possono però venirti in soccorso.
Queste ti permettono di automatizzare i processi di suddivisione dei messaggi, spostando questi in base a determinate parole chiave scelte (siano esse nel titolo, nel corpo della mail o nel nome del mittente).
Per impostare una regola segui questa procedura:
- Vai sulla scheda Visualizza e scegli la voce Impostazioni di visualizzazione;
- Da qui vai su Regole e scegli Aggiungi una nuova regola;
- Scegli un nome da assegnargli (è importante che sia univoco, così potrai facilmente individuarla in seguito per modificare la regola).
- Seleziona una condizione nel campo Aggiungi una condizione;
- Scegli un'azione nel campo Aggiungi un'azione;
- Ora clicca su Aggiungi un'eccezione per creare un'eventuale eccezione alla regola;
- Fai clic su Salva per confermare quanto impostato.
2- Integrazione con Microsoft To Do
All'inizio di questo articolo abbiamo parlato di come Outlook sia in grado di integrarsi con altri strumenti di Microsoft.
Tra di essi figura Microsoft To Do, servizio per la produttività che potrebbe venire molto utile se vuoi gestire la tua posta elettronica in modo avanzato. Impostando in modo adeguato entrambi gli strumenti, puoi di fatto contrassegnare i messaggi Outlook e farli diventare un promemoria su To Do.
Outlook ti offre la scheda My Day, collocata nel pannello superiore, che presenta le voci Calendario e To Do.
Per trasformare un messaggio in un’attività, procedi in questo modo:
- Apri i riquadri Calendario e To Do;
- Clicca sulla seconda delle due voci appena citate;
- Trascina e rilascia la tua e-mail nella scheda To Do nella sezione Aggiungi come attività oppure scegli la voce Aggiungi come evento per aggiungere il messaggio al calendario;
- Fai clic sul nome per modificare il nome dell'attività;
- Ora clicca con il pulsante destro del mouse sull'attività per ottenere altre opzioni di personalizzazione e interagire con esse.
Puoi perfezionare il tutto agendo su voci come Contrassegna come importante, Imposta promemoria, Imposta data di scadenza, Sposta elemento nell'elenco ed Elimina.
3- Pianifica l’invio delle e-mail con Outlook
Soprattutto nel contesto lavorativo, poter inviare determinate e-mail a orari prestabiliti può esserti molto utile. Outlook ti permette di impostare un orario di invio, in modo che il messaggio raggiunga il destinatario nell’orario migliore possibile.
Per pianificare un invio prestabilito:
- Crea l’e-mail e clicca sull’icona con la freccia verso il basso;
- Clicca su Pianifica invio;
- Scegli la voce Ora personalizzata, impostando poi data e ora che preferisci;
- Clicca su Invia.
Se cambi idea e vuoi inviare un messaggio immediatamente, apri l'email nella cartella Bozze. Fai clic sull'icona della matita e seleziona Invia ora .
4- Gestisci le attività tramite cartelle
Outlook ti consente di creare cartelle e sottocartelle per organizzare e gestire la posta in arrivo in modo più ordinato possibile. Sì, hai letto bene, è davvero possibile mettere finalmente ordine nella tua posta elettronica.
Puoi suddividere le e-mail per mittente, progetto, priorità o ad altri fattori. Puoi trascinare i messaggi a mano in una cartella, creando un ambiente pulito.
Per agire in questo modo puoi cliccare sul menu a discesa, ovvero l’icona con tre punti, accanto a Cartelle. Da qui, scegli Nuova cartella e poi assegnare alla stessa un nome. Completa il tutto cliccando su Salva.
Se vuoi creare un ambiente ancora più strutturato, clicca sul menu a discesa accanto alla cartella per creare una nuova sottocartella.
5- Fai pulizia con la funzione Sweep
Forse non la conosci, ma la funzione Sweep di Outlook può aiutarti non poco a mantenere l’ordine nella tua posta elettronica. Sweep elimina le email indesiderate da mittenti specifici, aiutandoti a mantenere un po’ di pulizia.
Nota bene: le regole Sweep di Outlook vengono eseguite una volta al giorno. Non puoi usare la funzione per le cartelle Posta indesiderata, Bozze, Posta inviata e Posta eliminata.
Per utilizzare Sweep:
- Seleziona l'email con il mittente che vuoi bloccare;
- Clicca sul menu di overflow sulla barra dei menu;
- Fai clic su Sweep e scegli come preferisci gestire il messaggio;
- Clicca su OK per confermare il tutto.
6- Etichette di categoria e priorità
Outlook ti consente di categorizzare le tue email per una gestione più semplice della posta in arrivo.
Puoi assegnare categorie in base a diversi parametri e, studiandoti dei criteri sensati, ciò ti permette di ottenere un ordine invidiabile. Ciò è possibile anche grazie anche alla gestione dei colori per differenziare le categorie e renderle facili da riconoscere con un semplice sguardo.
Per creare una categoria:
- Fai clic sul menu di overflow sulla barra dei menu e seleziona Categorizza (l'icona a forma di etichetta);
- Scegli Nuova categoria;
- Inserisci un nome e scegli un colore per l'etichetta;
- Clicca su Salva.
7- Usa le scorciatoie da tastiera in Outlook
Usare le scorciatoie da tastiera in Outlook ti aiuta a risparmiare tempo e a svuotare più velocemente la posta in arrivo. Per ottenere più informazioni, ti basta premere Maiusc + ? e otterrai un elenco di tutte le combinazioni possibili.
Ecco la maggior parte di scorciatoie offerte da questa piattaforma:
- Apri un elemento: Ctrl + O
- Chiudi un elemento: Esc
- Elimina un elemento: Canc
- Seleziona tutto: Ctrl + A
- Copia: Ctrl + C
- Taglia: Ctrl + X
- Incolla: Ctrl + V
- Annulla: Ctrl + Z
- Salva: Ctrl + S
- Stampa: Ctrl + P
- Contrassegna per il follow-up: Ctrl + Maiusc + G
- Vai alla casella di ricerca: F3 o Ctrl + E
- Usa la ricerca avanzata: Ctrl + Maiusc + F
- Trova il testo all'interno di un elemento aperto: F4
- Controlla l'ortografia e la grammatica: F7
Esistono poi alcune specifiche per la navigazione, per la gestione dei messaggi e non solo.
8- Crea le tue scorciatoie da tastiera
Ricorda anche che Outlook ti permette di personalizzare le scorciatoie da tastiera. Per farlo:
- Vai su File - Opzioni - Personalizza barra multifunzione;
- Ora scegli Personalizza;
- Nella sezione a sinistra, scegli la categoria e il comando che vuoi assegnare alla nuova scorciatoia;
- Ora, nella casella che appare, scegli Premere il nuovo tasto di scelta rapida e digita la combinazione di tasti che preferisci (verifica che questa non sia già utilizzata);
- Conferma il tutto con Assegna e poi su OK per confermare le modifiche.
Fatto ciò non ti resta che testare le scorciatoie “allenando” la tua memoria muscolare per renderle quasi istintive.
9- Sfrutta le potenzialità dei componenti aggiuntivi
Così come avviene con i browser, anche Outlook può ottenere dei componenti aggiuntivi che moltiplicano le sue potenzialità.
Queste aggiunte ti permettono, tra le altre cose, di integrare il client di posta con altre app, di effettuare tradizioni, di gestire firme elettroniche e compiere tante altre azioni di solito impossibili con Outlook “pulito”.
Per ottenere i componenti aggiuntivi, devi rivolgerti al Microsoft Office Store. Una volta aperto sul tuo browser, effettua la tua ricerca e clicca su Ottieni ora sotto il componente che desideri installare.
