Il recente boom dello smart working ha radicalmente cambiato il concetto di lavoro. Nonostante questa nuova filosofia sia considerata in maniera positiva dalla maggior parte delle persone, esistono anche dei svantaggi da non sottovalutare.
Per esempio, per i datori di lavoro non è più così facile monitorare i dipendenti. Per tenere sotto controllo il proprio personale, in realtà esistono delle soluzioni, anche se si tratta di azioni spesso considerate come "borderline" rispetto alla tutela della privacy. Nonostante in alcuni paesi, tra cui gli Stati Uniti, la pratica di controllare i dipendenti tramite software sia una pratica legalmente valida, si sta aprendo un forte dibattito su questa tipologia di controllo.
E per quanto riguarda il nostro paese? Come troppo spesso accade in Italia, le regolamentazioni sono poco chiare e di facile interpretazione. Di fatto, un datore di lavoro deve fare grande attenzione prima di adottare una soluzione del genere, informandosi accuratamente su come può agire.
Andiamo dunque ad approfondire la tematica, esaminando quali sono i software potenzialmente utili per monitorare i dipendenti durante il loro lavoro da remoto.
Come già accennato, gli sviluppatori hanno l'occasione e, negli ultimi mesi, hanno proposto un numero sempre maggiore di app per il controllo in ottica smart working. Di seguito presenteremo alcuni dei principali software del settore.
NOTA BENE: come già affermato, prima di adottare soluzioni di questo tipo consigliamo di informarsi accuratamente per capire l'eventuale illegalità di alcune funzioni disponibili con tali software.
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Spyrix Employee Monitoring
Spyrix Employee Monitoring è una delle app per monitorare i dipendenti tra le più efficaci di tutto il settore.
Tale software permette un vero e proprio sistema di controllo dell'orario, calcolando il tempo di inattività dei lavoratori oltre all'inizio e al termine delle proprie mansioni. Grazie ad appositi grafici e informazioni raccolte automaticamente, è possibile ottenere un resoconto della produttività di ogni singolo dipendente. Va sottolineato che Spyrix è un software cloud-based che consente di monitorare i dipendenti e di accedere ai dati registrati utilizzando differenti account online.
Altre funzioni ancora più specifiche permettono la registrazione continua di ciò che avviene sullo schermo, cosa viene digitato sulla tastiera e persino cosa viene registrato dalla webcam. Risulta anche possibile effettuare registrazioni audio da remoto, senza che l'utente si accorga di tale forma di controllo. Altri controlli riguardano cronologia dei siti visitati, attività sui social network e sui software di messaggistica, controllo della stampante e tanto altro.
Il costo di Spyrix Employee Monitoring dipende dal numero di PC sul quale il software verrà installato. Il programma offre un periodo di trial gratuito durante il quale è possibile testare tutte le varie funzionalità, successivamente è possibile scegliere fra varia abbonamenti: il base permette di monitorare fino a 5 computer ad un costo di 179 dollari all'anno, circa 150 euro, e permette di arrivare fino a 5000 pc per 6.390 dollari l'anno, circa 5.200 euro.
CleverControl
Altra applicazioni utile in questo ambito è senza dubbio CleverControl.
Così come da prassi per questa tipologia di software, si tratta di una soluzione ideale per controllare da remoto le attività dei propri dipendenti. Questo permette, tramite un semplice browser, di monitorare da 1 a 500 dipendenti contemporaneamente.
Tra le varie funzioni offerte vi è la registrazione dello schermo, con acquisizione dei video su un apposito server cloud, che conserverà lo stesso per un mese. Il controllo sarà effettuato anche per quanto riguarda le attività via browser dell'utente, con un registro accurato su ogni singola visita a siti web effettuata durante il periodo lavorativo.
Attività come applicazioni avviate, digitazioni sulla tastiera, utilizzo dei social e tante altre simili, sono registrate con accuratezza da CleverControl. Il datore di lavoro, inoltre, può effettuare screenshot attraverso la webcam per accertarsi della reale presenza fisica del dipendente davanti al PC di lavoro.
Compatibile sia con sistemi Windows che su Mac, questo software viene proposto con sottoscrizioni da 3, 6 o 12 mesi. Il programma offre un periodo di prova gratuito, in seguito il costo di sottoscrizione è di poco più di 2 euro al mese per ogni utente.
Teramind
Questo software offre interessanti funzionalità che permetto a manager e datori di lavoro di configurare le funzioni di monitoraggio in base alle proprie esigenze. Teramind è flessibile e personalizzabile.
Teramind può essere utilizzato per valutare le attività che vengono svolte sul desktop dei dipendenti e per ottenere un report in tempo reale o alla fine della giornata lavorativa. É anche possibile accedere alla cronologia delle attività e al live streaming dei programmi in esecuzione. Grazie a queste feature, è possibile tracciare ogni programma usato, sito web visitato o app lanciata con dati relativi ai tempi di utilizzo. Lo scopo è quello di monitorare i dipendenti col fine di migliorarne la produttività.
Inoltre, questo software può essere utilizzato nella sua versione self-hosted o tramite il sito web. Il prezzo della versione cloud parte da 150 dollari al mese, circa 130 euro, mentre la versione self-hosted costa 750 dollari al mese, circa 610 euro.
Hubstaff
Hubstaff può essere utilizzato per monitorare accuratamente le ore di lavoro dei dipendenti.
Questo programma può essere molto utile per le aziende che hanno dipendenti che lavorano sul campo o in località remote. I datori di lavoro possono utilizzarlo per tenere traccia delle attività del computer, della posizione e del tempo trascorso dai dipendenti su varie applicazioni, anche su PC che lavorano offline e su dispositivi mobili. Oltre a questo offre funzioni di integrazione con il libro paghe, la gestione dei progetti e molte altre applicazioni.
Inoltre, Hubstaff può essere utilizzato per monitorare la fatturazione, le buste paga e le pianificazioni dei dipendenti per ottimizzarne la produttività e garantire pagamenti puntuali e corretti.
In base al numero di dipendenti da monitorare, i piani di base partono da $ 5 al mese, circa 4 euro. Esiste però un programma gratuito che permette di monitorare, per un singolo utente, i livello di attività ed il tempo di utilizzo di tastiera e mouse.
ActivTrak
Come suggerisce il nome, questo programma è realizzato per registrare le attività degli utenti su dispositivi macOS e Windows. ActivTrak è un software ideato per l'analisi della produttività dei dipendenti con un focus particolare sulle statistiche temporali.
Questo software consente il monitoraggio di tutti i programmi utilizzati sui computer di destinazione e la visualizzazione dei siti Web visitati. Inoltre, l'app in questione torna utile per identificare i fannulloni e i top performer sul posto di lavoro. L'analisi del comportamento dei dipendenti è importante anche quando si monitorano i computer dei team di lavoro, in questo modo il software permette di rilevare anche comportamenti anomali. Infine, l'app ti consente di aggiungere siti Web rischiosi ad una black list e bloccarli sui computer dei tuoi dipendenti.
Appmia
Quando si tratta di monitorare i dipendenti da remoto, Appmia è un altro nome piuttosto apprezzabile.
In realtà, si tratta di un programma diverso dai precedenti, in quanto si focalizza sull'utilizzo degli smartphone in ambito lavorativo. Attraverso questo software infatti è possibile controllare le attività dei propri dipendenti (ma anche dei propri figli) 24 ore su 24.
Facile da usare e compatibile sia con dispositivi Android che con iPhone, permette anche di individuare la posizione del dispositivo in un preciso momento. Ciò permette anche di controllare che i veicoli aziendali non siano utilizzati per scopi personali. Sempre in ottica mobile, Appmia permette un controllo per quanto concerne attività sui social e sui browser web dei dipendenti, limitando gli sprechi di tempo e l'improduttività.
Il software è testabile attraverso una modalità base, gratuita ma limitata per funzioni. La versione premium costa 16 dollari al mese.
TopSpy
Anche TopSpy, come la precedente applicazione, si propone come una soluzione incentrata principalmente sul settore mobile.
In questo senso, essa permette di monitorare il registro delle chiamate in entrata e uscita, con tanto di numeri e tempi delle stesse. Il controllo può avvenire anche per quanto concerne gli SMS, con la possibilità di visionare anche quelli precedentemente eliminati. Sempre in ottica SMS, TopSpy permette un blocco preventivo attraverso un sistema di parole vietate.
Il software però, va oltre l'ambito mobile, agendo anche sulla casella di posta elettronica del dipendente, sulla geolocalizzazione dello stesso tramite GPS oltre al classico monitoraggio dell'attività del browser. Discorso simile per quanto concerne software di messaggistica, caratteristica che rende TopSpy ideale non solo nell'ambito del lavoro, ma anche per quanto concerne la gestione dei figli.
Il programma di cui stiamo parlando offre diverse soluzioni di abbonamento, in base ai dipendenti/figli da monitorare. In tal senso, si spazia dai 29,99 ai 479,97 dollari mensili.
