La posta elettronica è ormai parte integrante del mondo moderno. Per molti liberi professionisti e aziende, le email professionali sono ormai diventate il principale canale di comunicazione.
Nonostante ciò, molti trattano in maniera superficiale questo canale. In realtà, comunicare nel modo migliore possibile attraverso la posta elettronica può essere essenziale. Con delle email curate infatti, è possibile dare un'idea molto professionale della nostra attività, che si tratti di un'azienda o che tu sia semplicemente un libero professionista.
Email professionali: come preparare lettere efficaci e che rispettano l'etichetta
Se è vero che esistono studi approfonditi per realizzare email professionali, è anche vero che possiamo iniziare a lavorare in questo ambito con alcuni semplici consigli applicabili da chiunque.
In questa guida te ne proponiamo 14 alquanto facili da mettere in pratica, ma non per questo meno efficaci.
Esercitati con la risposta rapida
Poiché l'attività di freelance o del libero professionista dipende molto dalla comunicazione via posta elettronica, la risposta tempestiva è un requisito fondamentale per "catturare" clienti e fidelizzarli.
A meno che tu non stia trascorrendo del tempo con la famiglia e gli amici, dovresti sempre cercare di rispondere a tutte le tue email entro un'ora. Se ciò non è possibile, rispondi perlomeno entro 24 ore dalla ricezione della mail.
Chiarire il punto all'inizio
Non stai scrivendo un romanzo: i tuoi clienti non devono aver bisogno di leggere la tua email fino alla fine, o peggio, più volte, per capire il significato di ciò che gli hai scritto. Se stai scrivendo un'email, assicurati di indicare chiaramente il tuo messaggio all'inizio, nell'oggetto dello stesso o nelle primissime righe.
L'argomento dovrebbe essere breve e specifico. Nel corpo dell'e-mail poi, puoi soffermarti ed enfatizzare i dettagli più importanti utilizzando i punti elenco.
Controllo ortografico
La tua email riflette chi sei. Mostrerà ciò che i clienti si aspettano da te in termini di qualità del lavoro. Anche i professionisti più esperti commettono errori di battitura, soprattutto durante la digitazione da smartphone o se sono particolarmente di fretta. Tuttavia i clienti, soprattutto se ti conoscono da poco, non otterranno una buona prima impressione da tali errori.
Dopo aver finito di scrivere, leggi l'e-mail ad alta voce in modo da poter individuare eventuali errori grammaticali.
Sii conciso
Se sei uno scrittore con un sostanzioso background letterario, potrebbe essere difficile resistere al desiderio di infondere una certa creatività nel testo. Tuttavia, per una persona normale, una mail prolissa e che non va al punto potrebbe avere un effetto controproducente.
Mantieni sempre le tue email brevi e semplici. Scrivi in piccole frasi e usa parole che tutti conoscono. Se devi trasmettere informazioni che non stanno in pochi paragrafi, è meglio programmare un incontro virtuale o una telefonata.
Rispondi a tutte le domande
Questo punto potrebbe sembrare in contraddizione con il puntatore precedente, visto che abbiamo chiesto di mantenere l'e-mail breve. Bene, saltare qualsiasi domanda del tuo cliente per cercare di ridurre il testo sarà comunque considerata come un'azione irrispettosa.
Rispondi alle domande poste su ciascuna sezione dell'e-mail in sezioni separate ben chiare e leggibili. In questo modo, il cliente comprende che hai letto con attenzione la sua mail, dandogli la giusta importanza.
Segui il formato singolo e standard
Quando scrivi ai tuoi clienti, usa un unico formato per tutte le email professionali. Assicurati di utilizzare lo stesso font tipografico, dimensione del carattere, colore e struttura del testo su ogni e-mail. Se non hai un formato standard e proponi ogni volta un testo diverso, potresti disorientare il cliente o comunque trasmettere una sensazione di improvvisazione.
Per le comunicazioni aziendali, puoi utilizzare caratteri come Arial, Calibri e Verdana. Per quanto riguarda la misura, scegliendo un 11-12 vai sul sicuro. L'uso di caratteri colorati non è consigliabile per questo tipo di interazione professionale: resta sul classico nero a meno di particolari occasioni.
Termina la mail con una firma
Qualunque sia il tuo stato professionale, è sempre una buona idea avere una firma e-mail con le tue informazioni di contatto. Tale soluzione va solitamente integrata al termine del testo e, a seconda del client utilizzato, esistono diverse opzioni per aggiungere una firma standard e automatica.
Questo aiuta le persone a ricordarti in modo che possano contattarti immediatamente ogni volta che è necessario. Aggiungere una firma personalizzata alla fine dell'e-mail è facile e ti farà solo sembrare professionale.
Usa un messaggio automatico quando sei assente
Puoi andare in vacanza, ma se lavori come freelance, è bene assicurati che i tuoi clienti lo sappiano. Oltre ad avvisarli personalmente via e-mail, sarà fantastico avere un risponditore automatico.
Follow-up sempre
Seguire i tuoi clienti è essenziale quando ti aspettavi di ricevere una risposta ma questa è in ritardo. In un'e-mail di follow-up, puoi copiare qualsiasi informazione pertinente e ricollegare qualsiasi file cruciale per aiutare il cliente a trovare facilmente le informazioni necessarie.
A volte, nella miriade di mail che ha ricevuto, potrebbe aver perso di vista quella che gli avevi inviato in precedenza.
Usa un linguaggio corretto
Usa il linguaggio professionale standard mentre comunichi con i tuoi clienti. Evita di usare le emoticon in conversazioni così formali (a meno di particolari situazioni). Inizia l'e-mail con un saluto cortese e rivolgendoti direttamente ai clienti con i loro nomi.
Non scrivere TUTTO MAIUSCOLO o utilizzando acronimi da slang tipicamente legato agli sms privati. Inoltre, è meglio non utilizzare una forma abbreviata del nome del cliente.
Evita di rispondere quando sei turbato o arrabbiato
Non importa da quanto tempo lavori come freelance o come libero professionista, sentirti frustrato e arrabbiato per il tuo lavoro è, prima o poi, destinato a succedere. Se alcune e-mail dei clienti ti fanno arrabbiare, l'istinto naturale sarebbe quello di rispondere immediatamente.
Evita sempre di rispondere mentre ti lasci trasportare dalle emozioni. Rimani professionale e scrivi una risposta precisa una volta che ti sei calmato, dopo qualche ora.
Comunicare usando altri metodi
La posta elettronica è un ottimo modo per cominciare un rapporto lavorativo, ma non è l'unico canale per proseguirlo.
Man mano che cresci come libero professionista, saprai quando vedere faccia a faccia il cliente può essere utile. Per tempistiche e per la condivisione di dati sensibili, non fare affidamento solo sulle e-mail. Abbinalo sempre a qualsiasi forma di comunicazione in tempo reale come una telefonata o l'utilizzo di piattaforme che consentono di aumentare la produttività.
Non tentare di fare amicizia
Sei qui per costruire una relazione d'affari con il tuo cliente, non per fare amicizia con loro. Simpatia e disponibilità possono essere delle armi per fidelizzare lo stesso, ma ricorda sempre qual è il principale motivo per cui state comunicando.
Non saltare la risposta
Essere in ritardo per rispondere a un'e-mail o saltarla del tutto potrebbe costarti un progetto. Se la tua casella di posta è piena di e-mail di vendita e newsletter non necessarie, potresti perdere le e-mail importanti del tuo cliente.
Contrassegna le email dei clienti esistenti come preferite in modo da averle in cima alla tua casella di posta (o perlomeno far si che spicchino tra la massa). Per accedere rapidamente a tutte le e-mail relative al lavoro, tieni sempre la tua casella di posta pulita, contrastando quanto più possibile lo spam.
Inoltre, è buona prassi usare una e-mail professionale dove comunicare con i clienti e almeno un'altra per questioni private. In questo modo non avrai a che fare con montagne di e-mail poco importanti per il tuo lavoro.
